Організація роботи працівників, зайнятих бухгалтерським обліком, контролем та аналізом
План
1. Принципи, вимоги та елементи організації праці виконавців, які здійснюють бухгалтерський облік, контроль та аналіз
2. Поділ та кооперування праці
3. Види норм та їхня характеристика
4. Визначення чисельності (кількості), облікового, контрольного та аналітичного персоналу
5. Самоорганізація роботи працівників обліку, контролю та аналізу
6. Особливості організації роботи керівника служби обліку, контролю та аналізу
7. Організація бухгалтерського діловодства
8. Вимоги до ергономічного і соціального забезпечення праці працівників обліку, контролю та аналізу
8.1. Вимоги до ергономічного забезпечення працівників обліку, контролю та аналізу
8.2. Соціальне забезпечення працівників обліку, контролю та аналізу
7. Організація бухгалтерського діловодства
Під діловодством розуміють сукупність таких видів робіт:
складання кореспонденції (листування);
приймання листів, які надходять;
відправлення листів адресатам (вихідних документів);
реєстрація листів, що надходять і які відправляють;
зберігання відпрацьованих документів у поточному архіві;
передавання документів з поточного архіву до архіву постійного зберігання.
Діловодство організовують відповідно до Єдиної державної системи діловодства (ЄДСД). Воно має забезпечувати оперативну роботу всього облікового апарату, її злагодженість.
Особливо слід звертати увагу на такі моменти діловодства: хто, коли одержав той чи інший документ, кому направлено його для виконання, яке прийнято рішення.
У всіх господарствах встановлюють єдиний порядок приймання документації, що надходить, її реєстрації, відправлення документів своїм контрагентам, зберігання відпрацьованих документів, формування папок-справ тощо.
Вихідним елементом організації діловодства є номенклатура — перелік назв справ господарства для групування та зберігання в них документів.
Загальну номенклатуру справ для господарства складає канцелярія, погоджуючи її з різними підрозділами, у тому числі і з бухгалтерією. У цій номенклатурі зазначають перелік справ, які необхідно відкрити для зберігання.
Для всіх служб та підрозділів господарства в номенклатурі відводиться певний код. Орієнтовну номенклатуру наведено в табл. 12.4.
Змістовно розроблена номенклатура справ має велике значення для правильної організації діловодства в цілому, надає спрямованості всій бухгалтерській роботі.
Про важливість діловодства для бухгалтерської роботи, свідчить і те, що в багатьох зарубіжних країнах воно є частиною бухгалтерської служби. Дійсно, у багатьох господарств кількість бухгалтерських документів значно перевищує половину всієї документації.
Аналогічно тому, як план рахунків бухгалтерського обліку визначає систему поточного обліку, так номенклатура справ діловодства визначає систему документування, зберігання документів та всі пов’язані з ними справи.
В умовах використання ПК питання зберігання інформації на машиночитальному носії розглядають у трьох аспектах:
зберігання інформації в період обробки на ПК;
зберігання в міжрозрахунковий період;
архівне зберігання.
Таблиця 4
НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ БУХГАЛТЕРІЇ ГОСПОДАРСТВА
Розділ: головна бухгалтерія; індекс — 03
| № справи | Назва справи | Строк зберігання справи в архіві | Примітка | |
| поточному | постійному | |||
| І. Загальні питання | ||||
| 160 | Інструкція з обліку та звітності, форми бухгалтерської звітності | Постійно до заміни | 3 роки | |
| 161 | Листування з питань організації бухгалтерського обліку | 3 роки | — | |
| 162 | Положення про права та обов’язки (посадові інструкції) | Постійно | До заміни | |
| 163 | Річний звіт | Те саме | До передавання у державний архів | |
| ІІ. Питання обліку праці | ||||
| 171 | Листування з порядку оподаткування | 3 роки | — | |
| 181 | Матеріали інвентаризацій | Те саме | — | |
Кожному машинному носію присвоюють порядковий інвентарний номер.
Основними вимогами до зберігання інформації в період обробки з допомогою ПК є забезпечення:Кожному машинному носію присвоюють порядковий інвентарний номер.
контролю збереження інформації на машинному носії;
відновлення інформації на машинному носії в разі зруйнування або перекручування її;
захисту інформації від несанкціонованого доступу.
У міжрозрахунковий період у зберіганні інформації виділяють три операції: передавання на зберігання; зберігання; видавання інформації.
Надходження і видавання машинних носіїв здійснюються з реєстрацією в журналі приймання — видавання машинних носіїв.
Архівне зберігання інформації має забезпечити:
зберігання інформації;
захист інформації від несанкціонованого доступу;
облік надходження та вибуття інформації архівного зберігання.
Архівному зберіганню підлягають машинні носії, що містять інформацію:
первинну, відображену у вигляді первинних документів або їхніх машиночитаних копій;
нормативно-довідкову;
необхідну для контролю правильного автоматичного формування вихідної інформації;
вихідну, відображену у вигляді вихідних машинограм.
Архівному зберіганню підлягають і тексти програм. Строки зберігання машиночитаних документів встановлюються нормативно-методичними документами Головного архіву.
Вибір та облік машиночитаних документів на архівне зберігання здійснюються згідно з Положенням про порядок вибору, приймання на архівне зберігання споживачами документів, створених засобами обчислювальної техніки. Архівне зберігання інформації на машинних носіях може здійснюватися як у загальному архіві підприємства, так і в спеціальних архівах бухгалтерії.
За умов використання ПК носієм зберігання інформації є магнітні диски або гнучкі магнітні диски.
Гарантійний строк зберігання документів на машинних носіях — 5 років.
Після закінчення строків зберігання документи, які не підлягають передаванню на державне архівне зберігання, знищують. Машиночитані документи підлягають дефектуванню і списанню. При цьому складають акт про анулювання машиночитаних документів і в картці обліку носія роблять запис із зазначенням причини списування машинного носія, номера акта про анулювання і дати його складання.