Організація роботи працівників, зайнятих бухгалтерським обліком, контролем та аналізом

6. Особливості організації роботи керівника служби обліку, контролю та аналізу

За характером діяльності і сукупністю робіт головний бухгалтер —це керівник функціональних служб. Основне завдання — керівництво роботою підлеглих, організація облікового процесу та роботи виконавців. Крім того, його функціями є також організація з розвитку й удосконалення облікової, контрольної та аналітичної роботи.

Через працю керівника вирішуються такі важливі і принципові питання, як досягнення мети, удосконалення, активізація праці, поділ та кооперування.

Керівник має добре знати бухгалтерську справу, бути в кожній ситуації послідовним, діяти відповідно до принципів та норм моралі. Він повинен не тільки мати певний обсяг знань, а й залучати до роботи людей, спиратися на помічників у роботі.

Бути керівником — це означає вміти так будувати взаємовідносини в колективі, щоб підлеглі бачили людину справедливу, яка не боїться визнати свої помилки та недоліки, готова їх виправити в будь-який момент. У сукупності це можна охарактеризувати як основні вимоги до організаторських, ділових й особистих якостей керівника.

Керівник облікової служби повинен, насамперед, забезпечити раціональну організацію бухгалтерського обліку, контролю й аналізу як процесів та роботу виконавців.

Праця керівника бухгалтерської служби є найважливішою функцією управління і може бути охарактеризована за допомогою таких компонентів:

виробничо-економічного (забезпечення функціонування служби та виконання завдань);

спеціального (організація безпосередньої роботи);

соціально-політичного (забезпечення організації та виховання членів колективу).

Керівник облікової служби може виконувати свої функції та обов’язки тільки в тому разі, якщо він уміє приймати рішення господарського й організаційного характеру. Ці рішення можуть бути стандартними (стосуються безпосередньо робіт облікового характеру) і нестандартними, що є наслідком творчої діяльності (нові форми та методи роботи, організація контролю й аналізу надзвичайних ситуацій у господарстві тощо).

Передумовою успішного виконання обов’язків для керівника облікової служби є те, що він повинен заздалегідь визначати не тільки, що потрібно робити, а й те, де, коли, ким, у які строки, якими прийомами треба діяти.

На керівника облікової служби покладено організацію облікової, контрольної й аналітичної роботи як процесу; формування апарату, відбір, розставляння; організацію функціонування відповідного апарату і робіт необлікового апарату з виконання ними облікових завдань.

Формування обліково-контрольного й аналітичного апарату передбачає такі види робіт: формування, розвиток, добір, розставляння. Ці роботи тісно переплітаються зі здійсненням керівництва безпосередньою діяльністю відповідних підрозділів бухгалтерії (секторів, груп) і підрозділів небухгалтерського характеру (наприклад постачання).

В обов’язки керівника облікової служби входять організація функціонування апарату, що включає планування робіт, організацію праці, нормування, контроль, розподіл обов’язків, підвищення кваліфікації.

Важливим елементом організації роботи керівника є управління підрозділами (секторами, групами) і контроль виконання відповідних доручень за розподілом роботи. При цьому використовуються різні види контролю: вибірковий, суцільний і т. ін.

Для керівника облікової служби складають докладний план контролю, де вказують систематичну перевірку стану справ на окремих дільницях, строки виконання тощо. Контролерами, поряд з головним бухгалтером, можуть бути його заступники, а у великих господарствах — і старші бухгалтери — керівники секторів, підрозділів.

План контролю повинен бути тісно пов’язаний із загальним планом облікових, контрольних і аналітичних робіт, графіками, посадовими інструкціями.

Велике значення для організації роботи керівника має застосування методу організаційного впливу, що передбачає владу керівника як правовий елемент, дисципліну, котрої слід додержуватися за будь-яких обставин, та відповідальність, визначену нормативними документами.

Організаційний вплив включає поставляння завдання, визначення критеріїв виконання і відповідальності, наявність повноважень, ресурсів роботи, інструктаж, спостереження, координування ходу роботи, контроль.

Однією з передумов успішної роботи виконавців є забезпечення їх нормативно-довідковою документацією, яка використовується для уточнення того або іншого господарського процесу, та відповідність її діючим нормативним актам. Розв’язання певного питання дуже часто досягають зіставленням факту з нормативними документами. Перелік нормативних актів, якими керується у своїй роботі працівник, має бути на кожному робочому місці.

Важливою складовою організації роботи керівника облікової служби є стиль керівництва. Стиль — це сукупність найбільш характерних і постійних методів вирішення облікових, контрольних та аналітичних питань, які постають у процесі реалізації функцій керівництва обліком, контролем й аналізом.

Стиль роботи виявляється в повсякденній діяльності керівника та підпорядкованого йому апарату, є формою реалізації складних соціально-економічних, психологічних і політичних відносин.

Важливим елементом роботи керівника облікової служби є організація своєї праці. На перше місце тут висувається планування щоденної роботи та розподіл часу між різними видами робіт.

У найбільш загальному вигляді діяльність керівника облікової служби може бути охарактеризована як сукупність таких робіт:

організаційно-адміністративних;

творчих;

технічних;

не передбачених посадовими обов’язками;

допоміжних.

Для планування робіт слід заздалегідь знати приблизну їхню тривалість. Планування роботи потребує вироблення певного режиму, ритму та безпосереднього її виконання. Плани робіт складають на день, п’ятиденку, декаду, місяць, рік, на перспективу. Значно полегшує організацію роботи розроблення графіків.

Важливими елементами роботи керівника облікової служби є нарада, інструктаж, приймання відвідувачів, бесіди, семінари тощо.

У своїй роботі керівник облікової служби — головний бухгалтер або головний економіст — повинен додержувати всіх законів, що стосуються господарської діяльності і бухгалтерського обліку. Права, функції, обов’язки керівника облікової служби визначено в нормативних документах.