Даний реєстр має комбінований характер оскільки містить інформацію як щодо розрахунку заробітної плати (рядки нараховано до виплати “утримано та враховано”, “заборгованість за працівником”, “сума заробітної плати” тощо), так і стосовно її виплати (рядок “разом до видачі”, “розписка в отриманні”). Відомості складаються в розрізі бюджетних установ, що обслуговуються, та структурних підрозділів в двох примірниках (під копірку), причому платіжним документом є перший примірник.

При застосуванні для розрахунку заробітної плати розрахункової відомості форми № П-51, особовий рахунок не ведеться. Зазначений реєстр обліку складається в одному екземплярі в розрізі працівників структурного підрозділу та їх класифікаційних характеристик установ, що обслуговуються централізованою бухгалтерією, за статтями:

нараховано за видами оплат;

утримано та враховано;

заборгованість працівника;

сума до видачі.

Окрім перерахованих основних статей розрахункова відомість має особисту інформацію про кожного з працівників, що занесено в відомість (дата народження, сімейний стан, кількість дітей та утриманців) яка тим чи іншим чином впливає на визначення розміру суми до видачі. При відрядній формі оплати праці, що супроводжується великою кількістю первинних документів щодо обліку виробітку, як в першому варіанті, підрахунок заробітку виконується в накопичувальній картці (форма № П-55, П-56), де фіксується види робіт, номер наряду та інша інформація щодо виробітку. За третім варіантом розрахунок по заробітній платі здійснюється у спеціальному аркуші, що має назву розрахунку заробітної плати (форма № П-52). Зазначена форма складається щомісяця на кожного працівника установи в двох примірниках в розрізі статей:

нараховано за видами заробітної плати;

утримано за видами утримань, включаючи аванс за 1 половину місяця;

сума до видачі.

Один екземпляр розрахунку заробітної плати залишається в бухгалтерії, другий передається працівникові установи під час виплати заробітної плати. На основі даних форми № П-52 складається платіжна відомість (форми № П-53).

Механізм організації розрахунків по заробітній платі залежить від форми, яку обрала дана бюджетна установа. На сьогоднішній день виділяють дві форми розрахунків:

через касу установи;

через уповноважену установу банку.

При цьому видача коштів із каси бухгалтерії може бути здійснена в індивідуальному порядку, чи через уповноважену особу структурного підрозділу. В разі, якщо виплата коштів здійснюється через касу установи слід чітко дотримуватись встановленого графіку виплат. Щодо кожного структурного підрозділу чи установи, що обслуговується така чітка регламентація допоможе уникнути зайвих витрат часу працівників останніх вцілому та каси зокрема. Більш раціональним способом в зв”язку з цим є виплати заробітної плати через довірених осіб, з якими укладається угода від особи керівника на виконання зазначених функцій. Працівники бухгалтерії повинні провести повний інструктаж щодо матеріальної та інших видів відповідальності зазначених працівників, та порядок організації виплат у структурному підрозділі. Так, доставка коштів у структурний підрозділ має здійснюватись відповідальною особою у супроводі одного з працівників. Виплата коштів повинна здійснюватись в ізольованому приміщенні, де одночасно мають бути присутні лише особа, що здійснює виплати, та особи, яка отримує кошти. Зберігаються кошти до виплати в металевому сейфі, зазначеного приміщення ключ від якого мають уповноважена особа структурного підрозділу та його керівник. Виплата коштів здійснюється в певні періоди часу, з урахуванням основної діяльності працівника, упродовж трьох днів, після чого уповноважена особа оформлює платіжні документи і передає їх, разом з сумою невиплаченої заробітної плати, до каси бюджетної установи. Для оформлення розрахунків по заробітній платі використовуються вже відомі форми № П-49 та № П-53.

Організації виплати коштів через установи банку передує вибір кандидатури банківської установи, при цьому відповідно до листа Держказначейства України № 19-091/25-258 від 10.01.2002 цей вибір не регулюється органами Державного казначейства та заключення угоди. При зазначеній формі виплати заробітної плати працівникам після заключення індивідуальних угод на відкриття карткового рахунку, видається один екземпляр угоди, дебетна картка, цифровий код до неї та правила умови користування дебетною карткою. Важливим є наочний інструктаж працівників установи щодо користування пластиковою карткою, та ознайомлення з принципом роботи банківського автомату, який мають провести працівники бухгалтерії установи. Відповідно до графіку руху носіїв інформації, працівники отримують розрахунковий листок чи розрахунок отриманої по картці заробітної плати.

Рис. 2. Рух облікової інформації з обліку нарахування заробітної плати

На підставі розрахункових документів оформлених відповідним чином оформлюється головний реєстр синтетичного обліку щодо напрямку обліку заробітної плати і розрахунків з її приводу – зведення розрахункових відомостей по заробітній платі і стипендіям форми № 405 – меморіальний ордер № 5. До меморіального ордера додаються всі документи, які є підставою для нарахування заробітної плати (табелі використання робочого часу, витяги з наказів про зарахування працівників, їх звільнення та ін.). Записи в ордері систематизуються за функціональною класифікацією та найменуванням установ, що обслуговуються. При нарахуванні заробітної плати за рахунок коштів спеціального фонду, вони систематизуються і за видами коштів спеціального фонду.

Дані розрахунково-платіжних відомостей за коштами спеціального фонду записуються до форми № 405 після виведення підсумку за коштами загального фонду.

На суму нарахованої заробітної плати здійснюється нарахування внесків на обов’язкове пенсійне та соціальне страхування, в тому числі на обов’язкове соціальне страхування на випадок безробіття.

У кінці місяця підбиваються підсумки за меморіальним ордером, меморіальний ордер підписується виконавцем, особою, що перевірила меморіальний ордер, та головним бухгалтером, а одержані дані, у вигляді відповідної кореспонденції рахунків, записуються до книги “Журнал-головна”.

5. Організація обліку стипендій.

Окремою статтею видатків бюджетних установ, що має код 1342 за економічною класифікацією видатків бюджету є стипендії. Зазначений напрямок видатків є характерним для закладів освіти і науки.

Виокремлюючий такий напрямок організації бухгалтерського обліку як організація обліку стипендій слід вказати на значну подібність заходів по удосконаленню та забезпеченню облікового процесу на цій ділянці з системою заходів щодо організації бухгалтерського обліку заробітної плати. В цілому організація обліку стипендій скаладається з:

визначення нормативної бази;

організація обліку особового складу студентів та інших стипендіатів;

організації обліку результатів сесії та призначення стипендій;

організація обліку нарахування стипендій та розрахунків по ній.

Організація облікових номенклатур

Організація вибору носіїв інформації

Організація руху носіїв облікової інформації

Основним нормативним документом з обліку стипендій є Порядок призначення, виплати та розмірів стипендіального забезпечення учнів, студентів, курсантів, слухачів, клінічних ординаторів, аспірантів і докторантів, затверджений Наказом Кабінету Міністрів України № 950 від 8.08.01.

Указ Президента України “Про додаткові заходи щодо підтримки молодих вчених” від 9.04.02 № 315/2002.

Розпорядження Президента України “Про призначення стипендій ім. Тараса Шевченка учням загальноосвітніх навчальних закладів від 15.08.01 № 203/2001 – рп.

Указ Президента України “Про Порядок призначення стипендій імені Тараса Шевченка учням середніх загальноосвітніх навчальних закладів” від 9.11.2000 р. № 1216/2000.