Другим пунктом в інструктажі посадової особи має бути вказівки по веденню табельного обліку. Основним реєстром обліку виробітку та використання робочого часу щодо бюджетних установ виступає табель використання робочого часу ф. П-14, який уявляє собою спеціальний іменний список працівників підрозділу установи чи організації, що призначений для фіксації інформації про використання робочого часу працівників в розрізі підрозділу, табельного номеру посади за днями місяця.

Рис. 1. Рух облікової інформації щодо обліку робочого часу

Табель відкривається за 2-3 дні до початку розрахункового періоду на підставі табелю минулого місяця. Записи в табель робляться на підставі належним чином оформленим документом обліку особового складу. Табель заповнюється в частині іменного списку працюючих в порядку табельних номерів, категорій працюючих чи алфавітному порядку.

Облік явок на роботу і використання робочого часу може здійснюватись двома способами:

методом суцільної реєстрації (щоденна відмітка всіх прибулих, не прибулих, тих хто запізнився тощо);

методом за відхиленнями (здійсненням записів за умов наявності відхилень – хвороби, прогулів, запізнень тощо).

За методом суцільної реєстрації в табелі проставляється кількість годин роботи, відсутності запізнення з паралельним проставленням кодового позначення (Р- робочий час, ПР – прогул, Х – хвороба, В –відпустка, ЗП – запізнення, ВШ – вихідні та святкові дні). За методом відхилень записи вносяться лише про відхилення, робочі часи не відмічаються. Якщо протягом місяця не було ніяких відхилень, в табелі проставляються лише вихідні і святкові дні. Слід звернути увагу на те, що дані про хворобу вносяться лише на підставі відповідним чином оформленого листа непрацездатності. В кінці місяця, особою, що здійснює ведення табелю, визначається загальна кількість днів відпрацьованих, днів неявок і невідпрацьованих днів і проставляється у відповідні графи табелю. Після зазначеної процедури табель підписується табельником та візується керівником структурного підрозділу. В день кінцевого оформлення табелю він передається разом з підтверджувальними чи виправдовувальними документами до бухгалтеріїдля здійснення відповідних розрахунків. Викладена методика табельного обліку є загальною при обліку виробітку та використання робочого часу при погодинній формі оплати праці.

Щодо оплати праці окремих категорій працівників бюджетних установ (працівників молочних кухонь, зубопротезних відділень, робітників ремонтних груп тощо) застосовується механізм відрядної форми. В цьому разі основним документом з обліку виробітку виступає наряд на відрядну роботу (форма № П-40, який оформлюється бухгалтерією відповідно до виду праці (колективна чи одноосібна), видів робіт (протезування, ремонт приміщень тощо), кількості часу (зміна, декілька днів, місяць), видів об’єктів (одного пацієнта, один ремонтний об’єкт, одну особу, що обслуговується тощо).

4. Організація обліку нарахування та виплати заробітної плати

Наступним етапом в організації обліку праці і заробітної плати є організація обліку нарахувань та виплат заробітної плати, яка уявляє систему заходів по забезпеченню якісного, достовірного та своєчасного нарахування заробітної плати в бухгалтерії установи. Зазначений етап організації передбачає:

визначення нормативної бази;

організацію накопичення інформації щодо виробітку та використання робочого часу та нарахування заробітної плати;

організація обліку розрахунків з працівниками та виплати заробітної плати;

організація носіїв облікової інформації.

До нормативної бази відносяться перераховані у пункті 1 законодавчі, інструктивні та інші нормативні документи.

Організація накопичення інформації щодо виробітку та використання робочого часу повинно здійснювати відповідно до графіку руху носіїв первинної інформації – табелів, нарядів тощо. У встановлені строки працівники відповідних структурних підрозділів, на яких покладено виконання облікових функцій щодо виробітку та використання робочого часу, передають до бухгалтерії первинні документи. Бухгалтер розрахункового сектору, групи розрахунків по заробітній платі приймає зазначені документи, перевіряє їх і комплектує у визначеному порядку. Прийняті до обробки зазначені документи разом з наказами, актами тощо слугують основою для здійснення розрахунку заробітної плати. При випрацювані раціонального механізму накопичення інформації щодо виробітку важливим напрямком виступає організація роботи тарифікаційної комісії. Нагадаймо, що розмір ставок заробітної плати (посадових окладів), а також надбавок до них в окремих галузях бюджетної сфери (охорони здоров’я, освіти, культури) визначається за результатами щорічної тарифікації. Тарифікація проводиться постійнодіючою комісією, що утворюється наказом керівника установи, до складу якої входять:

керівник установи або його заступник (голова комісії);

головний бухгалтер;

інспектор відділу кадрів;

начальник планово-економічного відділу;

представник профспілкової організації;

інші посадові особи.

В своїй роботі тарифікаційна комісія керується діючими умовами оплати праці і іншими нормативними актами (перелік наведено в пункті 7.1). Порядок роботи тарифікаційної комісії визначається її головою, при цьому слід виділити такі напрямки:

визначення термінів роботи комісії та часового регламенту;

відповідальність за безпосереднє складання тарифікаційних списків;

оформлення результатів тарифікаційної комісії;

Терміни проведення тарифікації залежать від галузевої належності установи. Так, тарифікація в установах закладів освіти проводиться станом на 1 вересня, в установах охорони здоров’я та культури – на 1 січня до моменту затвердження кошторису доходів і видатків. Так встановлення часового регламенту роботи комісії (конкретні дати і часи роботи) має враховуватись ступінь навантаження членів комісії по виконанню основних посадових функцій. Регламент роботи комісії повинен бути вчасно доведений до членів комісії. Робота комісії починається з ретельного вивчення інформації щодо особового складу на предмет стажу роботи, освіти, категорії, яка має бути підтверджена відповідними документами (атестатами, дипломами, наказами, звітами, тощо). Результати роботи комісії відповідальна особа – член комісії, відображає у вигляді тарифікаційних списків установи. Тарифікаційні списки підписуються членами комісії, затверджуються керівником, надалі визначають розмір посадових окладів працівників установи на рік.

Встановлення розмірів ставок здійснюється на підставі указаних документів тарифікаційних списків, протоколів тарифікаційної комісії, штатного розкладу, документів про підтвердження категорії тощо. Для забезпечення якісного точного відображення фактичних даних щодо розподілу заробітної плати останні мають бути згруповані в окремі панки з послідовністю розміщення відносно структурних підрозділів.

Приступаючи до нарахування заробітної плати бухгалтер ретельно вивчає вищевказані документи, для запобігання спотворення реальних результатів праці. Після зазначеної процедури, працівник бухгалтерії здійснює нарахування заробітної плати, з фіксацією інформації у відповідних носіях (особових рахунках, розрахунково-платіжних відомостях; розрахункових відомостях). Відповідно до трьох варіантів розрахунків з робітниками і службовцями з приводу заробітної плати виділяють такі варіанти здійснення нарахувань:

за допомогою особових рахунків і розрахунково-платіжних відомостей;

за допомогою розрахункових відомостей;

за допомогою розрахунку заробітної плати.

Особовий рахунок (форма № П-54, П-54а) використовується для акумуляції інформації про заробітну плату кожного працівника установи. На підставі первинних документів по обліку виробітку та виконаних робіт, відпрацьованого часу і вищевказаних документів та різні види виплат дані щодо кожного працівника фіксуються щомісячно в його особовому рахунку. Окрім зазначеної інформації бухгалтер здійснює розрахунок утримань, відрахувань та внесків із заробітної плати. В особовому рахунку також відмічається сума заборгованості працівників установи. До основних реквізитів особового рахунку відносяться:

ідентифікаційний код працівника;

категорія персоналу;

назва структурного підрозділу;

сімейний стан;

дата виходу на роботу.

В особовий рахунок вноситься інформація про відпустки та переміщення працівника. Особовий рахунок має характер накопичувального реєстру і відкривається на рік. На підставі даних минулого місяця, що внесені в особовий рахунок та даним первинного обліку поточного місяця формується розрахунково-платіжна відомість форми № П-49.