Кількісні вакансій за типовими штатами тієї чи іншої категорії установи залежить від показників обсягів діяльності останніх (для лікарень – кількість ліжок, ліжкоднів; для амбулаторно-поліклінічних закладів – число відвідувань хворих, кількість хворих, число приміщень, площ приміщень; для шкіл – типи шкіл, кількість класів, для вищих навчальних закладів – видів останніх тощо). Штатні нормативи та типові штати для бюджетних установ розробляються і затверджуються відповідними галузевими міністерствами. Фактична штатна чисельність не повинна перевищувати кількості штатних посад за штатним розписом установи.

Прийом на роботу в бюджетні установи здійснюється при наявності вільних робочих місць. Зарахування працівника до штатів установи супроводжується присвоєнням йому табельного номеру, який уявляє собою кодифікований символ ідентифікації зазначеної особи, як працівника конкретної установи. Розробка табельних номерів здійснюється відділом кадрів установи. Присвоєння табельних номерів може здійснюватись як за відношенням відповідної категорії персоналу (основні працівники; допоміжний персонал; адміністративно-господарський; молодший обслуговуючий) так і за відношенням до структурного підрозділу. В процесі розробки табельних номерів, кожній категорії працівників чи кожному структурному підрозділу виділяється відповідна серія табельних номерів (ректорат – від № 1 до № 20; факультет економіки та управління – від № 21 до 220;факультет маркетингу – від № 221 до 370; факультет інформаційних систем і технологій – від № 371 до 450 і т.п.

Надалі табельний номер працівника фіксується у всіх первинних і зведених документах по обліку особового складу, праці, заробітної плати. В разі звільнення чи перевороту працівника в інший підрозділ його номер залишається вільним три роки.

До носіїв обліку особового складу працівників, які виступають носіями інформації щодо первинного етапу бухгалтерського обліку відносять:

наказ про прийом на роботу ф. П-1;

наказ про переведення на іншу роботу (форма № П-5)

наказ про переведення на іншу посаду (форма вільна);

наказ про припинення трудового договору (контракту) (форма № П-8).

Наказ (розпорядження) про прийом на роботу (форма № П-1) застосовується для обліку прийнятих на роботу, заповнюється у відділі кадрів на всіх працівників. Укладений та завізований начальником відділу кадрів або особою, відповідальною за прийняття на роботу, проект наказу в необхідних випадках є направленням на переговори і пропуском у структурних підрозділах для ознайомлення з умовами роботи. Керівник структурного підрозділу робить висновок про можливість зарахування: з відміткою у проекті наказу (ким може бути прийнятий на роботу той, хто наймається; яким окладом і тривалість строку випробування). Згода працівника з умовами праці, результати переговорів, в разі необхідності медичного огляду, відмітки про проходження інструктажу по техніці безпеки, протипожежному мінімуму та інші відмітки проставляються на зворотній стороні форми.

Проект наказу по прийом на роботу працівника, якому встановлюють оклад, візується у відповідній службі підприємства (організації) для підтвердження вакантної посади і окладу, що встановлюються за штатним розписом. Підписаний керівником підприємства (організації) наказ (розпорядження) оголошується працівнику під розписку.

На підставі підписаного наказу відділ кадрів заповнює документ первинного обліку форма № П-2 “Особова картка” і робить відповідні записи у трудовій книжці. Один екземпляр наказу передається до бухгалтерії для відкриття особового рахунку.

Наказ (розпорядження) про переведення на іншу роботу (форма № П-5) застосовується при оформленні переведення працівника із одного структурного підрозділу в інший. Заповнюється працівником відділу кадрів у двох примірниках. Наказ (розпорядження) візує началльник структурного підрозділу попереднього і нового місця роботи та підписує керівник організації чи установи. Один примірник зберігається у відділі кадрів, другий передається до бухгалтерії для проведення відповідних записів у особовому рахунку.

Наказ про переведення на іншу посаду має вільну форму і застосовується при переведенні працівника на іншу посаду. Порядок його оформлення аналогічний порядку щодо попереднього наказу.

Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту) (форма № П-8) використовується при звільненні працівників, заповнюється працівником відділу кадрів у двох примірниках на всіх працівників, за винятком тих, які звільняються вищестоящим органом. Підписується керівнитком структурного підрозділу та керівником організації чи установи. Один лишається у відділі кадрів, другий передається в бухгалтерію. На підставі наказу (розпорядження) про припинення трудового договору бухгалтерія робить розрахунок із працівником.

Перераховані носії інформації щодо обліку особового складу в день їх оформлення повинні бути передані працівником відділу кадрів до відповідного сектору (групи) бухгалтерської служби для здійснення перевірки та фіксації даних у реєстрах аналітичного і синтетичного обліку.

3. Організація обліку виробітку працівників

Іншим першоджерелом бухгалтерського обліку заробітної плати та розрахунків щодо неї, є облік виробітку працівників. Зазначений вид обліку призваний забезпечувати облікову підсистему інформацією про кількість відпрацьованих одиниць роботи (днів, годин, об’єктів тощо) щодо кожного з працівників.

Організація обліку виробітку працівників передбачає:

визначення нормативної бази;

організації обліку виробітку у структурних підрозділах;

організацію носіїв інформації щодо обліку виробітку.

Основним нормативним документом щодо обліку виробітку працівників виступає Наказ Міністерства статистики № 283 від 09.10.95. Відповідно до даного нормативного акту функції по здійсненню обліку використання робочого часу та розрахунку покладено на уповноважених на це посадових осіб структурних підрозділів установи. Зазначена посадова особа має бути проінструктована щодо порядку ведення табельного обліку. Перш за все, до її відома доводяться нормативи тривалості робочого часу, які відповідно до статті 50 Кодексу Законів про працю в Україні встановлено в межах робочого тижня, продовженість якого не повинна перевищувати 40 годин.

Відповідно до статті 51 Кодексу законів про працю України встановлюється скорочена тривалість робочого часу для окремих категорій працівників – учителів, викладачів, лікарів тощо. Так, педагогічне навантаження педагогічного працівника дошкільного навчального закладу незалежно від підпорядкування, типу і форми власності відповідно до Закону України про дошкільну освіту № 2628-Ш від 11.07.2001 становить:

вихователя групи компенсуючого типу – 25 годин;

соціального педагога - 40 годин;

практичного психолога - 40 годин;

практичного психолога дошкільного

навчального закладу (ясел-садка)

компенсуючого типу - 20 годин.

музичного керівника - 24 години;

інструктора з фізкультури - 30 годин;

вчителя-дефектолога, вчителя

логопеда – 20 годин;

вихователя-методиста на тиждень, - 36 годин

що відповідає тарифній ставці.

Навантаження викладачів закладів вищої освіти відповідно до Закону України про вищу освіту № 2984-Ш від 17.01.02 встановлено відповідно в межах:

- науково-педагогічним працівникам – 900 годин на рік;

- педагогічним працівникам - 720 годин на рік.

Законом України Про загальну середню освіту № 651-ХІУ від 13.05.99 відзначено 18-годинний робочий тиждень для педагогічних працівників середніх освітніх закладів. Регламентується згідно з законодавством робочий день медичних працівників закладів охорони здоров’я. Так, лікар-стоматолог має 32 годинний робочий тиждень, лікар-терапевт – 37 годинний робочий тиждень тощо.

В цілому норма тривалості робочого часу на 2002 рік, розрахована за календарем п’ятиденного робочого тижня з двома вихідними днями (субота та неділя). Відповідно до листа Міністерства праці та соціальної політики України та Державного департаменту нагляду за додержанням законодавства про працю № 010 -–1201 від 23.11.2001 Про норму тривалості робочого часу на 2002 рік зазначений норматив становить:

при 40-годинному робочому тижні - 2002 години;

при 38,5 – годинному робочому тижні -1932,7 годин;

при 36-годинному робочому тижні - 1807,2 годин;

при 33- годинному робочому тижні - 1656,6 годин;

при 30-годинному робочому тижні - 1506,0 годин;

при 24 – годинному робочому тижні - 1204,8 годин;

при 18-годинному робочому тижні - 903,6 годин.