План

1. Визначення поняття «комплектування документного фонду» та зміст завдань цього процесу

2. Зміст процесу планування документного фонду та реалізація управлінських рішень

3. Чинники, що впливають на збереження документного фонду

4. Варіанти розміщення документного фонду

5. Види і форми обліку документного фонду

6. Види комплектування документного фонду

7. Документний фонд як система

8. Завдання розміщення документного фонду та вимоги до нього

9. Зміст процесу доставки документів до документного фонду.

10. Основні компоненти документного фонду.

11. Параметри документного фонду.       

10. Основні компоненти документного фонду.

Важливе значення для пізнання ДФ як системи має визначення основних його компонентів:

1. елементи, якими є документи;

2. зв’язки;

3. структура.

Документи як елементи ДФ складають та утворюють профіль ДФ, його тематичний, змістовний, мовний, хронологічний склад. Документи є фондоутворюючим елементом, складають матеріальну основу фонду. Документи визначають структуру фонду,тобто поділ фонду на окремі частини – під фонди. Документи визначають кількісний та якісний склад фонду, зокрема величину, змістовий, типовидовий, мовний склад.

Зв’язки – зовнішні та внутрішні, без який ДФ не може існувати.

На зовнішньому рівні – це зв’язки з іншими інформаційними установами., їх фондами та підфондами, з різними фондоутримувачами, що розміщені на одній території; із джерелами документопостачання, фінансування, матеріального та технічного забезпечення та ін.; зв’язки із користувачами для вивчення їх інформаційної потреби.

Внутрішні зв’язки: генетичні, які відображають історію, динаміку розвитку фонду, взаємодію; зв’язки доповнення: виникають між документами з певної теми, між темами, між галузями знань, між підфондами; зв’язки перетворення. Внутрішні зв’язки також виникають між функціями фонду, процесами його формування, та ін.

Структура – організація, будова фонду. ДФ може поділятися на під фонди, окремі частини за типовою ознакою, галузевою, видовою, мовною. Структура фонду може визначатися за його використанням. Структуризація забезпечує раціональний розподіл ДФ в площині фондоутворювача, сприяє наближенню документів до певних груп користувачів., що підвищує якість обслуговування.


11. Параметри документного фонду.

ДФ як системний об’єкт має якісні та кількісні характеристики.

Якісними характеристиками ДФ є зміст, видовий, типовий мовний, географічний склад, цільове читацьке призначення.

Кількісні характеристики ДФ – це ті, які піддаються виміру в абсолютних або процентних показниках параметрів фонду. ДФ можна вимірювати за кількістю назв, примірників, що характеризує інформаційний потенціал фондоутримувача, спроможність повноцінно задовольнити потреби користувачів. ДФ за величиною, або обсягом поділяють на: Малі;Середні;Великі;Зверх великі;Гігантські.

Ф = Д × А

Ф – величина фонду,

Д – документозабезпеченість

А – кількість користувачів.

1. Документозабезпеченість користувачів (Д) – середня кількість документів

у фонді з розрахунку на одного користувача: Д= Ф /А.

2. Повнота документного фонду – це така кількість назв та примірників документів, яка спроможна задовольнити більшу частину запитів користувачів – 75-80%. Повнота ДФ (ПФ) вимірюється відношенням профілю документів, що циркулюють в документних потоках до профільних документів наявних у фонді:

ПФ = М: МФ.

3. Галузевий склад – змістовний склад фонду вимірюється у відносних (%) величинах і визначається як відношення величини кожного галузевого розділу фонду до ДФ в цілому: ПВФ галуз.= Ф галуз./Ф × 100%.

ПВФ – питома вага фонду Ф галуз./Ф – частка документів галузі

4. Видовий склад фонду вимірюється у відносних (%) величинах і визначається як відношення кількості наявних документів того чи іншого виду у ДФ до ДФ в цілому: ПФ вид (журн.) = Ф журн/Ф × 100%.

5. Типовий склад фонду вимірюється у відносних (%) величинах і визначається як відношення кількості наявних документів того чи іншого типу (навч., довід., худож.) до ДФ в цілому: ПВФ тип (довід.) = Ф довід./Ф × 100%.

6. Мовний склад фонду вимірюється у відносних (%) величинах і визначається як відношення кількості наявних документів тою чи іншою мовою до ДФ в цілому: ПВФ укр. м. = ПФ мов.( укр.)/ Ф × 100%.

7. Віковий склад фонду вимірюється в абсолютних величинах відображає кількість документів у ДФ за певні роки.

8. Географічний склад фонду вимірюється в абсолютних величинах відображає кількість документів з тих чи інших країн світу наявних у ДФ

9. Обсяг нових документів вимірюється у відносних (%) величинах і визначається як відношення кількості наявних нових документів до ДФ в цілому:

ОФ н.д. = Ф н.д./Ф × 100%.

10. Обсяг документів вилучених з фонду вимірюється у відносних (%) величинах і визначається як відношення кількості вилучених документів до ДФ в цілому:

О в. д. = Фв.д. /Ф × 100%.

О в. д. – обсяг вилучених документів

Фв.д. фонд вилучених документів

Документи можуть вилучатися з фонду за різних причин: застарілі, фізично зношені, не профільні, що потрапили до ДФ помилково, зайва дубльованість, загублені, втрачені користувачами. Цей параметр впливає на оновлення, актуалізацію ДФ, залежить від типу та завдань фондоутримувача.

11. Оновлення ДФ: Он Ф = Фн.д. –Ф вик. Д./ Ф × 100%.

12. Темп росту ДФ: Тросту Ф= Ф 2013 р. /Ф 2014 р.

13. Показники використання ДФ:

  • Документовидача – В;
  • Читаність – Ч;
  • Обертаність – О;
  • Кількість відмовлень користувачам ДФ.
  • В = Ч × А;

    Ч = В/ А.

    Обертаність – показник, який показує інтенсивність використання документів:

    О = В:Ф.

    Кількість відмовлень користувачам визначається

    ПВВідм. = В відм./ В зверн. × 100%.

    Параметри ДФ і показники його використання застосовуються для вивчення ДФ, оцінки його стану та управління.

    Характеристика роботи

    Контрольна

    Кількість сторінок: 13

    Безкоштовна робота

    Закрити

    Документне фондознавство

    Замовити дану роботу можна двома способами:

    • Подзвонити: (097) 844–69–22
    • Заповнити форму замовлення:
    Не заповнені всі поля!
    Обов'язкові поля до заповнення «ім'я» і одне з полів «телефон» або «email»

    Щоб у Вас була можливість впевнитись в наявності обраної роботи, і частково ознайомитись з її змістом, ми можемо за бажанням відправити частини даної роботи безкоштовно. Всі роботи виконані в форматі Word згідно з усіма вимогами щодо оформлення даних робіт.