Документно-інформаційні комунікації 1

4. Типізація документів за використанням в комунікаційних каналах в системі документних комунікацій

Виходячи зі знакової форми існує така типізація сучасних документів:

1) Зчитані документи – це твори письма природною або штучною мовою;

2) Іконічні документи – документи, що несуть знаки або образи подібні за формою, об’єктом, що визначається в документі (картини, мальнки, кінофільми, голограми);

3) Ідеографічні документи – ті, що користуються умовними позначками (географічні карти, креслення, схеми, герби, емблеми, ноти);

4) Символічні документи – речові об’єкти, що виконують документальні функції (музейні експонати, архітектурні пам’ятники, історичні реліквії)

5) Аудіальні – різні звукозаписи;

6) Машинозчитні - ресурси віддаленого доступу, диски.

5. Документна комунікація як підсистема соціальної комунікації.

Документна комунікація (ДК)– комунікація, опосередкована документом, побудовану на обміні документами між двома або більше людьми. ДК є підсистемою соціальної комунікації.

У процесі соціальної документної комунікації беруть участь три основні елементи: комунікант, комунікат і реципієнт.

Комунікант– відправник документного повідомлення, що починає акт комунікації (автор повідомлення).

Реципієнт повідомлення – його одержувач, приймач (читач, слухач, глядач). Між комунікантом і реципієнтом встановлюється канал комунікації, без якого зв'язок не може відбутися.

Комунікат – документне повідомлення. Документну комунікацію можна вважати такою, що відбулася тільки у тому випадку, коли реципієнт (споживач) одержав закодовану на матеріальному носії інформацію, відправлену комунікантом.

ДК є однією з основних підсистем соціальної комунікації, тобто системою обміну інформацією між двома і більше людьми.

Вся документна інформація рухається формальними каналами комунікації. До основних офіційних каналів документної комунікації відносяться видавнича, книготорговельна, інформаційна діяльність, бібліотечна, архівна й музейна справа. Розрізняються між собою названі структури ДК орієнтацією на різні види документів, форми й методи їх обробки й представлення споживачу.

Залежно від кількості тих, що спілкуються, у структурі соціальної комунікації виділяється:

Двостороння комунікація (коли учасники поперемінно виступають у ролі то комуніканта, то реципієнта),

Групова комунікація (об'єднує порівняно невелике число людей так, що комунікант може враховувати особливості й реакцію кожного з реципієнтів) і масова комунікація,

Масові комунікації– офіційні структури поширення інформації (повідомлень) на великі аудиторії. До масових комунікацій відносяться друк, радіо, телебачення, кіно, звуко- і відеозапис і інші канали передачі інформації, Internet.

За формою представлення інформації соціальні комунікації діляться на документні і недокументні.

6. Документ як матеріальний носій інформації та засіб комунікації: визначення, відмінні ознаки.

Документ — матеріальний носій, що містить інформацію, основними функціями якого є її збереження та передавання у часі та просторі.

Документ - це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку й має відповідно до законодавства юридичну силу. Юридична сила документа - це "властивість службового документа, надана чинним законодавством, яка є підставою для вирішення правових питань, здійснювати правове регулювання й управлінські функції"58

Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони - писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру.

Документ – це результат цілеспрямованої діяльності, яка протікає в межах колективної дії.

Документ – результат практичної документної діяльності, яка включає:

документування, мета якого – створення якогось змістового повідомлення;

обробка, мета якої – змістова й формальна оцінка документа;

поширення, мета якого – доведення документа до споживача;

зберігання, мета якого – забезпечення тривалого фізичного збереження і захисту документів від передчасного руйнування,

використання, мета якого – прочитання документа споживачем, пошук необхідної інформації;

утилізація, мета якої – здача документа в утиль для подальшої переробки.

Документування складається з чотирьох етапів:

підготовчий (авторський) – від складання моделі документа до передачі авторського рукопису на редагування;

редакційний – від прийому рукопису редактором до здачі рукопису у виробництво;

виробничий – від технічного редагування (макетування) рукопису до підписання документа на випуск у світ;

Документи класифікуються за такими ознаками:

- спосіб фіксації інформації;

- зміст;

- назва;

-вид;

складність; місце складання; термін виконання; походженні; гласність; юридична сипа; стадія виготовлення; термін зберігання; рід діяльності та інше.

За способом фіксації інформації розрізняють такі документи: письмові, до яких належать усі рукописні та машинописнідокументи, виготовлені за допомогою друкарської тарозмножувальної оргтехніки; графічні, в яких зображення об'єктів передано за допомогою ліній, штрихів, світлотіні. Це графіки, мали, рисунки, малюнки, схеми, плани. Вони цінні своєю ілюстративністю; фото - й кінодокументи - такі, що створені способами фотографування й кінематографії. Це кіно - та фотоплівки та фотокартки. На них можна зафіксувати ті явища, які іншим способом зафіксувати важко чи неможливо; фонодокументи - такі, що створюються за допомогою будь-якої системи звукозаписування й відтворюють звукову інформацію (наприклад, записану під час проведення засідань, зборів, нарад тощо).

За змістом документи поділяють на:

організаційно-розпорядчі;

фінансово-розрахункові;

постачально-збутові та інше.

Організаційно-розпорядчі документи (ОРД) - це управлінська документація, що слугує способом здійснення та регулювання процесів управління. Документи, які належать до ОРД, можна умовно поділити на такі групи:

За назвою розрізняють: накази, протоколи, положення, розпорядження, вказівки, інструкції, правила, статути, звіти, ордери, плани, службові листи, заяви тощо. За видами документи поділяють: