Зміст

Вступ

1. Документ та інформація в комунікаційних процесах установи

1.1 Функціональна сутність документа

1.2 Визначення документа у діловодстві та архівній справі 

1.3 Класифікація документів для системи документно-інформаційного забезпечення управління

1.4 Основні види управлінських документів та вимоги до їх підготовки

2. Загальна характеристика ВАТ „Укртелеком”

2.1 Iстоpiя ВАТ "Укртелеком"

2.2 Аналіз діяльності ВАТ „Укртелеком” 

2.3 Сфера послуг та документаційне забезпечення ВАТ „Укртелеком”

2.4 Аналіз основних техніко-економічних показників діяльності ВАТ «Укртелеком» (з використанням ПЕОМ)

3 Аналіз та удосконалення документаційного забезпечення управління Рівненської філії центру технічної експлуатації ВАТ „Укртелеком”

3.1 Порядок руху документів в управлінні

3.1.1 Приймання, розгляд та реєстрація документів

3.1.2 Складання номенклатур, формування справ та зберігання документів

3.2 Основні напрямки удосконалення документаційного забезпечення управління Рівненської філії центру технічної експлуатації ВАТ „Укртелеком”

Висновки

Перелік посилань

Додатки

Вступ

Сучасні процеси перетворення соціально-політичного життя в Україні і зрушення, що відбуваються у суспільстві і призводять до зростання ролі інформації, яка б всебічно й адекватно відображала зміни в різних галузях людської діяльності. Динамічний характер процесів, які відбуваються в державі, зумовлює необхідність формування перспективних напрямів інформаційної діяльності, що супроводжують всі перетворюючі процеси.

Особлива увага надається документаційному забезпеченню процесу управління. Управлінська сфера потребує надання сучасної, достовірної та повної інформації об’єкту управління - керівнику. Сукупність документів, що супроводжує всі етапи управління називається документаційним забезпеченням. Інформація супроводжує управління на стадії організації та планування, обліку та регулювання, контролю та звітності.

Значна частка інформації, що використовується в управлінській діяльності, існує у формі документів. Документаційне забезпечення управлінської діяльності відіграє найважливішу роль у сучасних процесах управління, поза як переважне число управлінських рішень в наш час фіксується на папері. Саме це зумовлює актуальність теми дипломної роботи.

Документаційне забезпечення управлінської діяльності являє собою окрему та достатньо складну галузь сучасної науки. Інформаційне забезпечення - невід’ємна частина управлінської діяльності будь-якої установи. За його допомогою відбувається розповсюдження необхідної інформації серед співробітників та її ефективне використання в процесі прийняття управлінських рішень.

Зростає необхідність впровадження в процеси управління сучасних інформаційних технологій. Застосування системи електронного документообігу дасть можливість оперативно забезпечувати керівництво матеріалами, які містять довідкову, аналітичну, прогнозну, облікову та іншу інформацію. Загальні зміни у суспільному життя країни зумовили необхідність модернізації ВАТ „Укртелеком”, одним з елементів якого є створення сучасної системи інформаційного забезпечення управління. Циркуляція інформаційних потоків в системі управління ВАТ „Укртелеком” має здійснюватись із врахуванням того, що такі установи належать до установ з обмеженим доступом інформації. Всі документи та відомості, їх обробка, маршрути розсилання мають бути захищені від будь-якого навмисного чи ненавмисного втручання.

Розробленість теми дипломної роботи:

Правові принципи функціонування інформації у суспільстві визначені у Законах України "Про інформацію", "Про захист інформації в автоматизованих системах", "Про звернення громадян", "Про державну таємницю" та їн.

Загальні поняття про документ, його сутність, призначення, можливості документної інформації розглядаються у наукових працях С. Кулешова, Г. Швецової-Водки, Г. Воробйова.

Управлінська документація, її види та функції в системі управління знайшли відображення в практичних посібниках з діловодства.

Проблеми створення системи інформаційного забезпечення управління аналізуються в журналі "Вісник УАДУ”.

Мета дипломної роботи - аналіз документаційного забезпечення діяльності державної установи (на прикладі управління Рівненської філії центру технічної експлуатації м. Рівного ВАТ „Укртелеком”).

Поставлена мета реалізується за такими напрямками:

-проаналізувати поняття ”документ” та ”інформація” з погляду сучасної теорії соціальної інформаційної комунікації;

-визначити функції управлінської інформації;

-проаналізувати види управлінської документації та їх завдання;

-охарактеризувати ВАТ „Укртелеком” як об’єкт інформаційного забезпечення;

-визначити основні напрями інформаційно-аналітичного супроводу діяльності управління Рівненської філії центру технічної експлуатації м. Рівного ВАТ „Укртелеком”.

Об’єктом дослідження є документно-інформаційне забезпечення діяльності державної установи.

Предметом дослідження є визначення стану та напрямків документно-інформаційного супроводу діяльності управління Рівненської філії центру технічної експлуатації м. Рівного ВАТ „Укртелеком”.

Базою дослідження стало документаційне забезпечення управління Рівненської філії центру технічної експлуатації м. Рівного ВАТ „Укртелеком”.

Методологічна база дослідження :

Дослідження ґрунтується на системному підході аналізу системи інформаційного забезпечення управління. Застосовано також методи порівняльного аналізу, інформаційного аналізу, узагальнення, метод моделювання.

Наукова та практична цінність дипломної роботи полягає в тому, що визначено та охарактеризовано функції та властивості документа, управлінської документації, а також їх значення в системі інформаційно-аналітичного забезпечення діяльності установи. Проаналізовано напрямки інформаційного супроводу діяльності управління Рівненської філії центру технічної експлуатації м.Рівного ВАТ „Укртелеком” - це складає практичну цінність роботи.

Структура дипломної роботи обумовлена її темою ї відображує принцип від загального до часткового.


1. Документ та інформація в комунікаційних процесах установи.

Поняття ”документ” у наш час є найпоширенішим у науках, що вивчають різні способи зберігання та передачі в суспільстві знання (або інформації). Існує безліч визначень документа, які зафіксували певні уявлення про те, що він собою являє.

Сучасні словники пояснюють, що слово ”документ” походить від латинського — ”вчити, навчати”. Протягом тривалого історичного періоду, з моменту появи слова ”документ” до кінця ХХ ст., його значення поступово звужувалося: від будь-якої речі, що могла служити для повчання та свідчення, до писемного свідоцтва, що підтверджує певні правові відносини. У XX ст. термін ”документ” набуває найрізноманітніших значень. Серед них і нове широке значення, в якому термін ”документ” почали використовувати засновники ”документації” як практичної діяльності, що забезпечує збереження, пошук і використання документів з метою видобування інформації, яка міститься в них. (Поль Отле (1868 — 1944) та Анрі Лафонтен (1854—1943)).

Аналіз різноманітної літератури, що стосується тлумачення значення поняття „документ”, дає можливість зробити висновок про те, що для різних учених, в різних контекстах, у різних науках поняття ”документ” має різний обсяг. "Обсяг поняття"— це ”клас узагальнених у понятті предметів". Обсяг поняття взаємопов'язаний із ”змістом поняття”, тобто ”сукупністю (звичайно істотних) ознак, за якими проведено узагальнення і виділення предметів у даному понятті”. Різні значення поняття ”документ” мають спільне підґрунтя: відношення між різними його значеннями будуються за ”принципом матрьошки” — кожне більш широке значення поглинає менш широке. Г.М. Швецова-Водка позначає різні значення поняття ”документ” таким чином: Документ I, Документ IІ, Документ ІІI, Документ ІV,ДокументV, Документ VI, Документ VІІ, Документ VIII. [65.69].

Документ I — це найбільш широке значення, що охоплює всі інші. Це будь-який матеріальний об'єкт, який може бути використаний для передавання інформації в суспільстві. Для цього він тільки має бути включений у певне зібрання чи колекцію. Сюди належать не тільки писемні документи чи інші записані документи, але й будь-які речі, предмети, що можуть бути представлені в музеях, на виставках і т.п. В обсяг цього поняття включаються навіть представники живої природи — в тому випадку, коли вони використовуються для передачі знань (інформації) про них. Дефініцію Документа I подала, наприклад, Сюзанна Бріє, колишній віце-президент Міжнародної федерації з документації: ”будь-яке свідчення — конкретне чи символічне, закріплене чи зареєстроване, що служить для представлення, відтворення або доводження певного фізичного чи інтелектуального явища”. Вона дала також широко відомий коментар до цієї дефініції: "Чи є документом зоря? Або камінь, обточуваний струменями води? Hi. Проте документами є фотографії та каталоги зірок, камені в мінералогічному музеї, тварини, що описані в каталозі та виставлені в зоопарку".

Друге за обсягом поняття значення - Документ II - охоплює також різноманітні матеріальні об'єкти, але за вилученням об'єктів природного походження. Документ II - це предмет матеріальної культури людства або будь-який матеріальний об’єкт так званої ”другої природи”, створеної людиною. Це речі, що свідчать про розум людини, про рівень розвитку людської цивілізації. У такому значенні використовував поняття ”документ", наприклад, відомий німецький пропагандист ідей документації Отто Франк .

Документ Ш - це матеріальний об'єкт, створений людиною спеціально для передачі інформації в суспільстві. Із різноманітних творів людських рук та мислення до обсягу поняття Документ Ш належать лише такі, що створювалися і саме для передачі певних знань, почуттів, уявлень людини. Це, крім різноманітних форм ”запису інформації", ще й тривимірні твори образотворчого мистецтва (скульптури, архітектури), а також моделі, макети, муляжі, наочні посібники та інші подібні об'єкти.

Документ IV - це матеріальний об'єкт, що являє собою будь-який запис інформації. Запис може бути виконаний будь-яким розробленим людиною способом: словесно-писемним, образотворчо-графічним, живописним, нотним, картографічним; записом інформації, призначеним для зчитування електронно-обчислювальною машиною; записом звуку чи зображень, що рухаються. Коротка дефініція Документа IV формулюється так: ”записана інформація". Саме це значення поняття ”документ" було обране як головне в багатьох працях, присвячених інформаційній діяльності. Воно ж було закріплене в міжнародному стандарті ІСО 5127-83 "Документація та інформація. Словник" : ”записана інформація, яка може використовуватися як одиниця в документаційному процесі". Таке визначення не означає, що документ перестав бути ”матеріальним об'єктом", воно тільки підкреслює, що інформація в такому документі існує у вигляді запису. В обсяг поняття "Документ IV" не включаються тривимірні твори мистецтва та наочні посібники, а також інші твори матеріальної культури та створіння природи.

Саме Документ IV є тим значенням поняття ”документ", що використовується в бібліотечній справі, бібліографічній, науково-інформаційній діяльності та в архівній справі.

Документ V - це такий запис, що є ”залишком" (або результатом) певної людської діяльності і свідчить про неї. До обсягу поняття "Документ V" відносять перш за все матеріали діяльності державних установ, громадських організацій, посадових осіб, а також інші документи, що створюються в процесі певної адміністративної чи виробничої діяльності. За межами Документа V залишаються такі матеріали, що описують ту діяльність, яка вивчається, але які створюються поза нею. Таке розуміння ”документа" є відносним, характерним саме для історичної науки.

Обсяг поняття "Документ V" може змінюватися залежно від того, який вид діяльності вивчається істориком. Наприклад, при вивченні діяльності державної установи документами вважаються її плани, звіти, протоколи засідань тощо, a недокументальними матеріалами ­ наукові дослідження про цю установу, публіцистичні статті, навчальні посібники, спогади, що описують цю діяльність, і т. п. Але при вивченні діяльності вченого, автора наукових праць, публіцистичних творів та навчальних посібників, саме вони розглядатимуться як документальні матеріали; при вивченні діяльності письменника такими будуть його твори, що належать до художньої літератури і т.п.

Документ VI - це такий запис, що створюється в процесі певної діяльності і обов'язково містить відомості про юридичні факти. У такому розумінні вже не можна називати документами наукові праці чи художні твори.

Документ VII - це запис про юридичні факти, який має необхідний набір засвідчень. Наприклад, протокол засідання, в якому немає підписів головуючого та секретаря, вже не вважається документом у такому розумінні. Для різних видів документів (у цьому значенні) потрібні різні форми засвідчень: підписи посадових осіб, печатки, спеціальні бланки документів і т.д. Навіть внутрішня форма запису, наявність і послідовність певних відомостей має певну вагу при визначенні ступеня ”документальності” таких документів. Особливості підготовки та оформлення таких документів вивчають у курсах діловодства.

Документом VIII вважається тільки такий запис про юридичний факт, що засвідчує особу: посвідчення, паспорт, диплом тощо. Саме в цьому значенні використовують термін ”документ”, коли просять, наприклад, ”пред'явити документи”. Це значення поняття ”документ” є найпоширенішим у побуті, відомим кожній людині. На перший погляд, воно не має нічого спільного з Документом I чи з Документом IV, але виявляється, що певні спільні риси в них є. Безумовно, за межами поняття Документ VIII залишається безліч таких матеріальних об'єктів, що в інших значеннях теж уважаються документами. 3 погляду будь-якого значення поняття ”документ", все, що не входить в обсяг цього поняття, не може вважатися документом. Так, виходячи з поняття про Документ I, документами не можна вважати:

1) нематеріальні (точніше: неречовинні) о6'єкти (наприклад, виставу на сцені, радіопередачу, телерепортаж у ”прямому ефірі” і т.п.);

2) матеріальні об'єкти, що не включені в зібрання чи колекції з метою їх експонування та використання для передачі певного знання (наприклад, камені в горах, а не в музеї).

Можна вважати, що документами в цьому значенні не можна вважати також такі матеріальні об'єкти, що не мають певного вербального (словесного) супроводу, хоча б у вигляді етикетки, яка має зафіксувати назву об'єкта та інші відомості про нього.

Взаємозв'язок між різними значеннями поняття ”документ" можна показати як дихотомічний поділ обсягу поняття, тобто поділ на дві частини: клас предметів, що мають певну ознаку, вибрану як підстава поділу, і клас предметів, які не мають цієї ознаки.

Все, що не входить в поняття ”документ" на тому чи іншому ступені поділу, вважається не документом (або не вважається документом). На кожному ступені поділу не визнається ніяких інших видів документів, крім того, який визначається даним ступенем.

Тому ми можемо спостерігати такі явища, коли людина, яка вважає за документ тільки Документ VIII, виступає проти застосування терміна ”документ" до інших явищ, наприклад, у значенні Документ IV; або людина, яка вважає документом тільки Документ VII, заперечує можливість називати ”документом" Документ VI і т.д.

Такі приклади трапляються не тільки у повсякденному житті, але й у наукових дискусіях. Отже, поняття ”документ" може використовуватися в різних значеннях, які знаходяться одне з одним у відношеннях цілого та частки. 3 погляду на те чи інше значення поняття ”документ", все, що не входить до його обсягу, не є документом.

Вважаємо доцільним оцінювати те чи інше визначення ”документа" та його характеристику в різних джерелах згідно з наведеною структурою значень поняття ”документ" для того, щоб з'ясувати, які ж саме явища той чи інший дослідник (автор, джерело) відносить до класу ”документів". Бо говорити про визначення документа і класифікацію явищ, що належать до цього поняття, можливо тільки в тому випадку, коли співрозмовники розуміють ”документ" однаково.

Слід зазначити, що інколи трапляється так, що визначення поняття ”документ" свідчить нібито про одне розуміння обсягу поняття ”документ", a характеристика явищ, що належать до документа, — про інше. Наприклад, наведене вище визначення документа ("...як інформації, що зафіксована на матеріальному носії...") може бути віднесено до самого широкого значення -Документа I, бо немає ніяких обмежень ані щодо характеру інформації, ані щодо характеру матеріального носія. Але далі в дужках йде перелік прикладів об’єктів, що належать до документів: ”писемний текст, книга, часопис, перфокарта, магнітна плівка тощо”. Проаналізувавши цей перелік, ми можемо сказати, що всі перелічені предмети належать до обсягу поняття Документ IV, a не Документ I.

Функціональна сутність документа.

Розглядаючи різні значення поняття ”документ", бачимо, що між ними є щось спільне, те, що об’єднує їх у значенні поняття "Документ І”. Ці спільні риси визначилися вже в дефініціях „документа”, згадуваних вище: документ являє собою єдність матеріального (речовинного) об'єкта і зафіксованої на ньому інформації.

3 погляду теорії комунікації найбільш виправданим є визначення документа як каналу передачі інформації в процесі соціальної комунікації. Але цей канал невідривне пов’язаний із повідомленням, що міститься в ньому. Від інших каналів документ відрізняється тим, що в ньому повідомлення передається у формі, зафіксованій на речовинному (субстанціальному) носії. Документ — це єдність інформації (повідомлення) та речовинного (субстанціального) носія, яка використовується в соціальному комунікаційно-інформаційному процесі як канал передачі інформації.

Документальне повідомлення, будучи зафіксованим на речовинному носії, не змінюється з перебігом часу і не зникає, в чому і полягає відмінність документа від інших каналів комунікації: телефонного, радіо, телевізійного чи усної комунікації. Документ постає перед людиною — споживачем інформації — як певна річ, матеріальний об’єкт. 3 погляду реципієнта саме цей об’єкт є джерелом інформації, бо він не завжди в уяві реципієнта пов’язується з особою комуніканта, який розпочав комунікаційно-інформаційний процес. 3 позиції реципієнта документ може сприйматися також як повідомлення, тобто як сукупність сигналів, знаків, що потребують декодування ї мають перетворитися в знання, емоції, вольові дії в свідомості людини, яка їх сприймає.

3 позиції комуніканта документ може розглядатися не тільки як канал передачі інформації, але й як передавач. Або як приймач, як сховище переданої інформації. Образно кажучи, документ уявляється скоріше як озеро, а не канал, тому що комунікант, як правило, не бачить одержувача інформації, a турбується лише про те, щоб зафіксувати повідомлення (або певні знання, інформацію) на речовинному носії. Так само реципієнт не бачить автора документа, тобто комуніканта, а лише сам документ.

У характеристиках документа відтворюється також складний, діалектичний взаємозв'язок між поняттями ”знання" та ”інформація”.

Г.М. Швецова-Водка визначає, що, соціальна інформація - це відомості, призначені для передачі в процесі соціальної комунікація. Інформація - це зміст повідомлення, а повідомлення - форма існування інформації. [66]

Оскільки кінцева мета соціальної комунікації - передача знань, емоцій, вольових стимулів від комуніканта до реципієнта, то умовно можна сказати, що в документах, як і в повідомленнях, містяться знання, емоції, вольові дії. Але в дійсності — в документі (як і в повідомленні) знаходиться тільки набір сигналів, знаків, що можуть стати знанням у свідомості реципієнта. Тому вірним є й таке твердження: у документі немає знань (емоцій, вольових дій), a e тільки інформація.

У той же час ми знаємо, що інформація — це результат комунікації, це те, що одержує реципієнт, і поки він не одержить інформацію (тобто не ознайомиться з документом), — не можна сказати, що комунікація відбулася, що документ виконав своє призначення. Де ж знаходиться інформація? Точної однозначної відповіді на це запитання немає, тому що, як було сказано раніше, інформація — це абстрактне поняття, яке лише свідчить про ”рух ідеального в суспільстві”, про застосування комунікаційно-інформаційного підходу до аналізу тих чи інших явищ дійсності.

Оскільки документ використовується як канал передачі інформації тільки в соціальній комунікації, то при характеристиці інформації, яка міститься в документі, застосовують прикметники: ”соціальна", ”розумова”, ”семантична" чи ”семіотична". "Семантичною" називають інформацію, яка має певне значення, смисл для людини, яка її сприймає. "Семіотичною" — інформацію, яка передається в певній знаковій формі. Ці назви походять від термінології семіотики — науки про знакові системи.

Виявляється, що вся соціальна інформація є семіотичною і семантичною, бо вона може передаватися від людини до людини тільки в знаковій формі і вона є інформацією для людини тільки в тому випадку, коли має смисл, який може бути розшифрований (декодований).

3 таких міркувань визначення документа як семантичного повідомлення, фіксованого знаковою системою на матеріальному носії для передачі його в часі та просторі, не суперечить даному вище визначенню документа як каналу соціальної комунікації. Особливої уваги потребує визначення документа як повідомлення. "Документ — це стабільний речовинний об’єкт, призначений для використання в соціальній комунікації як завершене повідомлення". У цьому визначенні документа все збігається з наведеним вище, крім вказівки на місце документа в соціальному комунікаційно-інформаційному процесі. Документ - це канал передачі інформації.

Документ — це особлива форма каналу комунікації, така, де повідомлення невідривне від свого матеріального носія.

Канал — це обов'язковий елемент комунікаційно-інформаційної системи: шлях, яким передається повідомлення.

У документальній комунікації така особливість, що її каналом є документ-матеріальний об'єкт, у якому зафіксовано інформацію.

Безумовно, документ можна одночасно розглядати і як повідомлення» але таке, що невідривне від каналу його передачі. Із документа споживач може сприйняти як сигнали зміст повідомлення, розшифровуючи його знакову форму.

3 погляду комунікаційно-інформаційного підходу, документ — це особлива форма каналу передачі соціальної інформації, яка характеризується фіксацією (закріпленням) інформації на матеріальному (речовинному) носії. У комунікаційному процесі документ може розглядатися також як повідомлення, або як джерело інформації, її передавач чи сховище.

Характеристика роботи

Диплом

Кількість сторінок: 104

Безкоштовна робота

Закрити

Удосконалення документаційного забезпечення управління Рівненської філії центру технічної експлуатації ВАТ „Укртелеком”

Замовити дану роботу можна двома способами:

  • Подзвонити: (097) 844–69–22
  • Заповнити форму замовлення:
Не заповнені всі поля!
Обов'язкові поля до заповнення «ім'я» і одне з полів «телефон» або «email»

Щоб у Вас була можливість впевнитись в наявності обраної роботи, і частково ознайомитись з її змістом, ми можемо за бажанням відправити частини даної роботи безкоштовно. Всі роботи виконані в форматі Word згідно з усіма вимогами щодо оформлення даних робіт.