Информационное обеспечение работы фирмы

Основи лінійних структур складає так званий "шахтний" принцип побудови і спеціалізація управлінського процесу по функціональних підсистемах організації. Результати роботи кожної служби оцінюються показниками, що характеризують виконання ними своїх цілей і завдань. Відповідно будується і система мотивації і заохочення працівників. При цьому кінцевий результат (ефективність і якість роботи організації в цілому) стає як би другорядним, оскільки вважається, що всі служби в тій чи іншій мірі працюють на його отримання.

Переваги організаційної структури :

чітка система взаємних зв'язків функцій і підрозділів;

чітка система єдиноначальності - один керівник сосредотачивает в своїх руках керівництво всією сукупністю процесів, що мають загальну мету;

ясно виражена відповідальність;

швидка реакція виконавчих підрозділів на прямі вказівки вищестоящих.

Недоліки організаційної структури :

відсутність ланок, що займаються питаннями стратегічного планування; у роботі керівників практично всіх рівнів оперативні проблеми домінує над стратегічними;

тенденція до тяганини і перекладання відповідальності при рішенні проблем, що вимагають участі декількох підрозділів;

мала гнучкість і пристосовність до зміни ситуації;

критерії ефективності і якості роботи підрозділів і організації в цілому - різні;

тенденція до формалізації оцінки ефективності і якості роботи підрозділів приводить звичайно до виникнення атмосфери страху і роз'єднаності;

велике число "поверхів управління" між працівниками, що випускають продукцію, і особою, що ухвалює рішення;

перевантаження управлінців верхнього рівня;

підвищена залежність результатів роботи організації від кваліфікації, особистих і ділових якостей вищих управлінців.

Висновок: у сучасних умовах недоліки структури переважують її достоїнства. Така структура погано сумісна з сучасною філософією якості.

2.2 Техніко-економічні показники

Для аналізу техніко-економічних показників використовується річна бухгалтерська звітність за декілька років. Дані зведені в аналітичну таблицю, де окрім основних техніко-економічних показників приводиться одночасно і темпи зростання (табл.2).

Дані в таблиці приведені по роках, що дозволяє прослідкувати динаміку зміни деяких показників. Темпи зростання дозволяють порівняти, наприклад, характер зміни виручки від реалізації і управлінських витрат. Для нас цікаво прослідкувати характер зміни чисельності персоналу, особливо чисельність керівників.

Таблиця 2.

Техніко-економічні показники

Аналізуючи дані таблиці, можна укласти, що з року в рік техніко-економічні показники в основному ростуть, але ростуть різними темпами. Легко відмітити, що вищі темпи зростання були в 1998 році, чим в 1999 році. Це пов'язано з тим, що були проведені низка заходів щодо поліпшення інформаційного забезпечення управління:

1)Модернізація персональних комп'ютерів

2)Створення локальної мережі

3)Підключення до глобальної мережі Інтернет

4)Створення відділом програмування автоматизованих систем, що полегшують роботу керівників

Нижче на малюнку представлена динаміка зміни по роках прибули і управлінських витрат (рис.3). З рисунка видно, що починається збільшення

управлінських витрат і невелике зростання прибули. Чому ж після вказаних вище заходів зростають витрати в управлінні і прибуток практично не виріс?

Рис. 3. Зміна прибутку і управлінських витрат

Підвищення управлінських витрат пов'язане із збільшенням чисельності співробітників в підрозділах управління. Більше співробітників стало працювати в бухгалтерії, з'явився юридичний сектор в адміністративному відділі, з'явився фінансовий сектор в бухгалтерії. Все це призводить до того, що деякі підрозділи стають неконкурентоздатними на ринку послуг. Знижується реалізація, не виконується намічений бюджет.

2.3 Аналіз системи документообігу

Сьогодні вже багато хто дійшов думки, що культура роботи з документами - це частина виробничої культури, а та, у свою чергу, є важливою передумовою успішної діяльності в умовах ринку. Тому система документообігу - така ж частина виробничої інфраструктури, абсолютно рівноправна і необхідна, як і устаткування, ресурси і персонал. Ця ідея зрозуміла будь-якому керівнику. Керівник втрачає багато часу від неправильно або несвоєчасно оформлених документів, від невірних управлінських рішень або від неможливості швидко знайти потрібний документ.

Всі документи, які звертаються в системі документообігу у дану фірму розділяють таким чином:

1.Що входять

2.Витікаючі

3.Накази

-по основній діяльності

-по відрядженнях

-по особовому складу

4.Внутрішні

-фінансові

-службові

Витрати на роботу з документами складається з декількох моментів. Цей час на складання документа і на його реєстрацію. Витрати часу на складання документів залежать від складності документа, від наявності вже подібних готових документів і від технічного забезпечення (наявність сучасного персонального комп'ютера, програмного забезпечення і принтера). Витрати на реєстрацію документа складаються з часу узгодження, реєстрації у секретаря, твердження і доведення до виконавця. Багато керівників не звертають уваги на такі витрати, але в крупних організаціях кількість документів, що обертаються, може істотно зростати. Тому проведемо аналіз кількості документів тих, що обертаються в організації, визначимо їх основні потоки.

Секретарями організації ведеться реєстрація всіх документів в спеціальних журналах. Крім того, діє система контролю доручень в електронному вигляді.