Информационное обеспечение работы фирмы

1.3 Шляхи вдосконалення інформаційної системи

Кількість інформації, яку необхідно переробити для вироблення ефективних управлінських рішень, настільки велике, що воно давно перевищило людські можливості. Саме труднощі управління сучасним великомасштабним виробництвом зумовили широке використання електронно-обчислювальної техніки, розробку автоматизованих систем управління, що зажадало створення нового математичного апарату і економіко-математичних методів.

До організації інформаційного забезпечення аналізу пред'являється ряд вимог. Це аналітично інформації, її об'єктивність, єдність, оперативність, раціональність і ін.

Сенс першої вимоги полягає в тому, що вся система економічної інформації незалежно від джерел надходження повинна відповідати потребам керівника, тобто забезпечувати надходження даних саме про ті напрями діяльності і з тією деталізацією, яка у цей момент потрібна керівнику для всестороннього вивчення економічних явищ і процесів, виявлення впливу основних чинників і визначення внутрішньогосподарчих резервів підвищення ефективності виробництва. Тому вся система інформаційного забезпечення повинна постійно удосконалюватися.

Це очевидно в сьогоднішній практиці організації обліку, плануванні і статистики на підприємстві. Там постійно переглядаються форми документів, їх зміст, організація документообігу, з'являються принципово нові форми накопичення і збереження даних (мається на увазі комп'ютерна техніка). Всі зміни диктуються не тільки власне вимогами обліку або планування. Вони в значній мірі підпорядковані необхідності інформаційного забезпечення для вироблення управлінських рішень.

Наступна вимога, що пред'являється до організації інформаційного потоку, - це єдність інформації, що поступає з різних джерел (планового, облікового і внеучетного характеру). З цього принципу витікає необхідність усунення відособленості і дублювання різних джерел інформації. Це означає, що кожне економічне явище, кожен господарський акт повинні реєструватися тільки один раз, а отримані результати можуть використовуватися в обліку, плануванні, контролі і аналізі.

Підвищення оперативності інформації досягається застосуванням новітніх засобів зв'язку, обробкою її на комп'ютері і т.д.

Одна з вимог до якості інформації - це забезпечення її зіставності по предмету і об'єктам дослідження, періоду часу, методології числення показників і ряду інших ознак.

І нарешті, система інформації повинна бути раціональною (ефективної), тобто вимагати мінімуму витрат на збір, зберігання і використання даних. З одного боку, для комплексного аналізу будь-якого економічного явища або процесу потрібна різностороння інформація. При її відсутності аналіз буде неповним. З іншого боку, надлишок інформації подовжує процес її пошуку, збору і ухвалення рішень. З даної вимоги витікає необхідність вивчення корисності інформації і на цій основі вдосконалення інформаційних потоків шляхом усунення зайвих даних і введення потрібних.

Таким чином, інформаційна система повинна формуватися і удосконалюватися з урахуванням перерахованих вище вимог, що є необхідною умовою підвищення дієвості і ефективності управління.

Бізнес на певному етапі розвитку стає недостатньо керованим. При недоліку необхідної інформації в зручній формі раптом виявляється надлишок важко зіставної інформації, що поступає з різних підсистем. Виявляється, що для управління окремими «бізнесами» фірми бракує механізму оперативної оцінки ефективності кожного з них. Крім того, нерідко відсутнє стратегічне планування з ефективним контролем.

Іншими словами, для успішного розвитку потрібна комплексна система управління, об'єднуюча всі аспекти менеджменту, а не одну бухгалтерію. І це не тільки технологічні завдання. Це, по-перше, проблеми постановки регулярного менеджменту і, по-друге, — проблеми вибору і порядку впровадження інформаційної системи.

Професійно зроблений продукт, призначений для продажу, має одну важливу якість, яка відрізняє його від поточної версії програми, що розробляється усередині колективу-користувача. Це — функціональна працездатність. Щось може не влаштовувати, але те, що в ньому закладено і гарантовано розробником - працює.

Розглянемо ринок існуючих програм з погляду задоволення ними потреб клієнтів, як ми його собі уявляємо. Система повинна володіти наступними властивостями:

1)Збереження інвестицій. Впровадження і експлуатація системи завжди передбачає витрати, що виходять за рамки вартості «коробки» і договору. Це, по-перше, засоби, необхідні на адаптацію системи відповідно до умов бізнесу, що змінюються. По-друге, це витрати, пов'язані з розвитком нових технологій, які можуть виникати, наприклад, в процесі інтеграції системи з новими програмними продуктами і. т.д. Ми вважаємо, що можна говорити про можливість збереження інвестицій у зв'язку з впровадженням інформаційної системи, якщо ці витрати будуть мінімальними. На це впливає, по-перше, вибір системи управління базами даних. Тут йдеться не тільки про технічні аспекти. Необхідно враховувати позиції розробника на ринку, його технічну політику відносно інновацій. Має значення і вартість самої бази даних. Другий аспект — технічна реалізація в розробці переваг, що надаються системою управління базами даних: об'єктно-орієнтований підхід, модульна структура і т.д.

2)Надійність - по-перше, гарантоване збереження і доступність даних при будь-яких технічних неполадках, по-друге, забезпечення ефективного захисту даних від несанкціонованого доступу.

3)Можливість зростання - масштабованість, розширюваність, модульна, розробка модулів на замовлення.

4)Ступінь автоматизації різних видів діяльності - повнота автоматизації всіх видів діяльності, а не тільки бухгалтерії.

5)Інтуїтивність інтерфейсу - можливість користувача розібратися в інтерфейсі без опису.

6)Можливості інтеграції з електронним документообігом - реалізація функції документообігу в системі або можливість інтеграції із зовнішньою системою документообігу

7)Адаптірованность до бізнесу клієнта - ступінь узгодження властивостей системи з потребами клієнта при завершенні розрахунків з постачальником.

8)Доступність за ціною.

Великого поширення набули програми фірми 1С, тому вони заслуговують окремої уваги. Вони поєднують в собі доступну ціну і непогані характеристики. Впровадження програм цього сімейства починається, як правило, з програми «1С: Бухгалтерія». Для автоматизації складу, торгівлі існують відповідні програми. Проте вони не є готовими продуктами, які могли б успішно працювати без настройки, яку вельми нелегко виконати власними силами. Набір початкових базових процедур, як правило, не задовольняє потребам конкретного бізнесу. Для настройки і супроводу системи «1С: Торгівля» передбачається залучення регіональних представників розробника. Впровадження «1С: Бухгалтерії» і «1С: Торгівлі» часто вже обходиться замовникам по $50, але іноді дешевше заплатити і таку суму, чим розбиратися в проблемі своїми силами. Окремі бухгалтери озбираються в програмному забезпеченні самі. Реально, десь за тиждень.

У роботі менеджера в даний час все частіше і частіше можна зустріти предмети, які складають поняття нова інформаційна технологія. Під нею розуміється сукупність упроваджуваних в системи організаційного управління принципово нових засобів і методів обробки даних, що є цілісними технологічними системами і що забезпечують цілеспрямоване створення, передачу, зберігання і відображення інформаційного продукту (ідей, знань) з найменшими витратами і відповідно до закономірностей того соціального середовища, де розвивається ця технологія. Перехід на нові інформаційні технології виправданий, якщо він є слідством фундаментального переосмислення і радикального перепланування діяльності корпорації з метою різкого поліпшення критичних по відношенню до витрат показників - якості, обслуговування і швидкості виробничих процесів.

З появою і масовим впровадженням комп'ютерних мереж і засобів сучасної комунікації кардинальним чином змінилася концепція робочого місця. Якщо раніше останнє асоціювалося з місцем у верстата або столом в установі, то сьогодні “робоче місце” - це швидше не місце роботи, а засоби, за допомогою яких вона здійснюється. До ним можна віднести мобільний телефон, портативний комп'ютер з модемом і міні-принтер. Таким чином, робочим місцем стає будь-яке приміщення, де є мережева розетка.