Информационное обеспечение работы фирмы

Якщо потрібно створити простий табличний звіт, у якому використовуються поля з однієї таблиці, то труднощів, швидше за все, не виникне. При розробці більш складного звіту перш ніж приступити до його створення, необхідно чітко представляти, що потрібно одержати в результаті. Тому продумуються наступні питання.

• З якою метою створюється дійсний звіт?
• Звіт якого виду створюється (табличний, у вільній формі або наклейки)?
• Інформація з яких таблиць повинна бути представлена в звіті?
• З використовуваних у звіті таблиць, яка таблиця буде головної, а яка — підлеглої?
• По яких параметрах буде упорядковуватися інформація в звіті?
• Чи буде при створенні звіту використовуватися угруповання даних і по яких параметрах?

При створенні складних звітів, що використовують дані з декількох таблиць з відношенням "один-до-багатьох", бажано йти послідовними кроками від простого до складного. Спочатку додати в середовище оточення головну таблицю і розташувати в звіті її полючи. Після цього переглянути звіт у вікні попереднього перегляду і переконатися, що він формується вірно. Потім додати в оточення другу таблицю, зв'язати її з головною, задати тип використовуваного між таблицями відносини і розташувати в звіті її полючи.

При створенні звіту можна використовувати будь-які засоби, пропоновані Visual FoxPro. Звичайно, більше можливостей надає конструктор звітів, що дозволяє створювати звіти як у табличному виді, так і у вільній формі.

Якщо необхіно подивитися, як звіт виглядає, зовсім не обов'язково його роздруковувати. Досить відкрити його у вікні попереднього перегляду, скориставшись кожним з наступних засобів, наданих у ваше розпорядження програмою Visual FoxPro:

• команда Print Preview (Перегляд печатки) з меню File (Файл);
• команда Preview (Перегляд) з меню View (Вид);
• команда Preview (Перегляд) контекстного меню;
• кнопка Print Preview (Попередній перегляд) на стандартній панелі інструментів Visual FoxPro;
• кнопка Preview (Перегляд) вікна проекту.

Роздрукувати звіт на принтері можна, скориставшись одним із запропонованих нижче способів.

• команда Print (Печатка) з меню File (Файл).
• команда Run Report (Запустити звіт) з меню Report (Звіт).
• команда Print (Печатка) контекстного меню.
• кнопка Print One Copy (Печатка однієї копії) або Run(Запустити) на стандартній панелі інструментів Visual FoxPro.
• комбінація клавіш +

  .

Відкривається діалогове вікно Print (Печатка), що дозволяє вказати ім'я використовуваного для печатки принтера, змінити, у разі потреби, його настроювання й установити параметри печатки.

В даній роботі звіт — plan.frx — призначений для друку бази даних на паперових носіях. Його створено за допомогою майстра FoxPro по розробці звіті. Він має вигляд — рис. 22. Під час виконання звіту з’являється вікно з вибором принтера та параметрів друку (рис. 23) і відбувається друк звіту. Вигляд роздрукованого можна побачити наперед за допомогою команди Preview — рис. 24.

Рис.22

Рис.23

Рис.24

4.4 Засоби автоматизації управління системою

Visual FoxPro складається з окремих компонентів, що використовуються для збереження інформації, її відображення і редагування.

У Visual FoxPro 6.0 вся інформація зберігається в базі даних, що складається з таблиць, відносин між таблицями, індексів, тригерів і збережених процедур. Кожна таблиця має унікальне ім'я і зберігається в окремому файлі, найменування якого збігається з ім'ям таблиці. Створений файл має розширення DBF.

Кожна створювана таблиця може мати зв'язані з нею індекси, використовувані для упорядкування даних і швидкого пошуку необхідних записів, причому одна таблиця може мати кілька індексів.

Для збереження значень полів типу Memo і General застосовуються окремі файли. Memo-полю чи таблиць містять текстову інформацію, а полючи типу General використовуються, як правило, для збереження двійкової інформації і даних інших додатків, що працюють у середовищі Windows.

У Visual FoxPro реалізовані тригери, що дозволяють централізовано обробляти події, що виникають при будь-яких змінах у базі даних. Також можна створювати збережені процедури, що є частиною бази даних і можуть використовуватися при описі таблиць, для перевірки введених даних, визначення значення за замовчуванням і т.п.

Надзвичайно зручним і корисним засобом доступу до бази даних є представлення даних. Представлення даних дозволяють поєднувати дані таблиць і відображати них у більш зручному виді. Ви можете вибрати тільки цікавлячі вас полючи таблиць, об'єднати кілька полів в одне поле, обчислити підсумкові значення і задати нові імена полів таблиці. Як правило, кількість представлень у базі даних набагато перевершує кількість таблиць. В міру експлуатації бази даних їхня кількість безперервно росте. У багатьох інформаційних системах доступ до даних, включаючи перегляд, додавання і редагування, здійснюється тільки за допомогою представлень даних. Цей підхід дозволяє здійснити гнучке керування доступом до інформації. При використанні представлень для вибірки даних у формах, звітах, при створенні запитіві в програмах застосовуються ті ж правила, що і для таблиць. Редагування даних, включених у представлення, можливо тільки за певних умов. Наприклад, у тому випадку, якщо воно створено на основі тільки однієї таблиці.

Для відображення і редагування даних використовуються форми, звіти, запити і програми. При створенні форм, звітів і запитів застосовуються конструктори. Тому ці компоненти часто називають конструкторськими об'єктами. Форми і звіти є складеними об'єктами, тому що вони складаються з більш дрібних об'єктів (таких як полючи, кнопки, діаграми, рамки, OLE-компоненти і т.п.), що називаються об'єктами інтерфейсу.

Форми використовуються для перегляду або введення даних у таблиці. Дані можна вводити безпосередньо в таблиці, але використання форми є більш швидким і більш ефективним способом уведення. Форма містить деякі або всі поля таблиць, у які ви вводите інформацію. Для створення форм ви можете використовувати майстер створення форм або конструктор форм. Майстер форм містить цілий ряд шаблонів, що визначають співвідношення між таблицями, що поміщаються у форму, вид відображення даних і порядок розміщення полів. Для створення складних форм застосовується конструктор форм.

Звіти використовуються для печатки, що утримується в базі дані інформації. Прикладами звітів є прайс-лист товарів, список покупців, оборотна складська відомість. Як правило, звіти створюються в тому випадку, якщо інформацію необхідно передавати кому-небудь у друкованому виді. Для створення звітів у Visual FoxPro, як і для форм, використовуються майстер і конструктор звітів. За допомогою майстра звітів ви можете швидко створити власний звіт на основі наявних шаблонів. Застосування конструктора звітів дозволяє створювати звіти довільної складності, включаючи багаторівневе угруповання даних і розміщення полів, що обчислюються.