Особливості організації облікового процесу в умовах функціонування автоматизованої системи обробки інформації

1. Загальна побудова облікового процесу в інформаційній системі

Перехід економіки України до ринкових відносин зумовив потребу кардинальної модифікації не лише методології, а й організації бухгалтерського обліку згідно з міжнародною теорією та практикою.

Процес формування ринкових відносин зумовлює поділ бухгалтерського обліку як організаційного об’єкта на фінансовий і внутрішньогосподарський (управлінський), сприяючи підвищенню ролі останнього в оперативному, тактичному і стратегічному управлінні виробництвом.

При веденні бухгалтерського фінансового обліку в умовах автоматизованої системи обробки інформації весь обліковий процес розбивається на кілька етапів.

На першому етапі відбувається документальне оформлення на підприємстві господарських фактів. Під час введення первинних даних водночас формується бухгалтерське проведення. Бухгалтер має змогу формувати його і вручну, проте це призводить до додаткових помилок, потребує значних витрат часу. Автоматизоване формування бухгалтерського проведення здійснюється на основі довідника типових господарських операцій.

На другому етапі всі бухгалтерські проведення формуються у зведений бухгалтерський реєстр — книгу обліку господарських операцій, яка є узагальненим бухгалтерським реєстром і являє собою хронологічно впорядкований список проведень. У цій книзі реєструються всі бухгалтерські операції, що є основним джерелом для формування зведених бухгалтерських звітів; фіксуються всі бухгалтерські проведення, які були відображені в поточному розрахунковому періоді. Бухгалтерські записи можуть формуватися безпосередньо в книзі обліку господарських операцій, наприклад проведення закриття чи замикання рахунка.

Формування господарських операцій може відбуватися в разі прийомання наборів бухгалтерських проведень з інших систем. Для перегляду бухгалтерських проведень за певним рахунком, здійснених за вибраний період часу, книга обліку господарських операцій має іншу форму подання: це журнал господарських операцій за балансовим для рахунком обліку забалансових рахунків потрібно вести спеціальний журнал господарських операцій за кожним окремим рахунком. Така структура обліку дає змогу нагромаджувати в електронному каталозі інформацію для синтетичного й аналітичного обліку.

На наступному — третьому — етапі формуються реєстри бухгалтерського обліку, внутрішня і зовнішня бухгалтерська звітність. Внутрішня звітність, де нагромаджується інформація про рух коштів і джерел на рахунку бухгалтерського обліку, призначена для внутрішнього використання. На базі даних бухгалтерських проведень формуються реєстри синтетичного обліку, реєстри і звіти аналітичного обліку, спеціальна звітність. До реєстрів першого відносять оборотно-сальдовий баланс, оборотні відомості за рахунками, Головну книгу, шахову відомість. Внутрішні облікові реєстри призначені для фактичного визначення стану засобів і залишків на рахунку, оборотів за рахунком та за кореспондуючими рахунками, а також для їх аналізу і контролю. Реєстрами аналітичного обліку є аналітичні відомості за рахунками, оборотно-сальдова відомість в аналітичному розрізі. До спеціальної внутрішньої звітності належать касова книга, книга фактичних витрат засобів. Одним з важливих питань у фінансовому обліку є формування і відображення форм зовнішньої бухгалтерської звітності.

На четвертому етапі закривається обліковий період і формується архів облікових даних. Зведення про залишки та обороти за рахунками бухгалтерського обліку звітного періоду переносяться до спеціального набору для подальшого зберігання.

В умовах ринкової економіки підготовлена бухгалтерська інформація має розглядатися з погляду її остаточного впливу на прийняття рішень. Система обліку оперує даними двох типів: про здійснені операції та оцінними даними майбутніх періодів. З огляду на це організацію бухгалтерського обліку слід розглядати як сукупність фінансового та внутрішньогосподарського обліку за окремими комплексами завдань, які вирішуються в автоматизованій системі обліку, контролю та аналізу.