Повнота інформації в описовій статті спеціального виду описування, зокрема для архівних довідників, залежить від характеру довідника. Хоча деякі з елементів можуть опускатися, але при цьому обов'язковими для відтворення є такі: заголовок одиниці описування з зазначенням назви фондоутворювача; дата або дати створення документів, що входять до одиниці описування; обсяг одиниці описування; рівень описування і довідковий код, або шифр. Ці елементи складають основу описової статті для довідників міжнародного характеру і жоден не може бути опущений.

Архівознавство розглядає описові статті як початкові і умовно неподільні елементи архівних довідників та систем архівних довідників різних рівнів. Ступінь згортання та узагальнення інформації в описовій статті залежить від обсягу групи документів, які складають одиницю описування: він тим вищий, чим об'ємніший об'єкт описування. Природно, що це позначається і на типові довідника.

Таким чином, навіть найближчий до рівня документів варіант довідника - опис вже є переробленням інформації та її згортанням, а види довідників, що базуються на дальшому згортанні інформації, залежно від рівня її узагальнення, спрощують інформацію і віддаляють її від первинного масиву ще більше. Це є об'єктивним процесом, але архівісти мають прагнути до найповнішого відображення змісту та складу текстів описуваних документів. Особливості описової статті залежать від того, що є об'єктом або одиницею описування: документ, група документів, справа, фонд, тощо. У зв'язку з цим розглядають подокументне і групове описування. Якщо одиницею описування є документ або його частина, говорять про подокументне описування; одиницею ж групового описування можуть бути різні групи документів. Якщо описують справу або фонд, - це групове поодиничне описування, тому що об'єкти описування є відповідно одиницями зберігання та обліку. Архівний опис як приклад групового описання одночасно поодинично розкриває склад і зміст фонду. В тематичних путівниках та оглядах архівних документів одиницею описування часто є тематичні комплекси документів, справ, фондів, тому цей підвид групового описування називають предметно-тематичним. В архівній практиці створення НДА поширеніше не подокументне, а групове описування (по справах, колекціях, тематичних групах, фондах).

Схематично це виглядає приблизно так:

Одиниця описування Тип довідника Ступінь згортання первинної інформації Назва описової статті
документ каталог найнижчий запис на
справа опис значний каталожній картці заголовок справи
група справ реєстр описів значніший описова стаття
путівник по архіву;
фонд високий анотація
короткий вищий фонду
фонди довідник по фондах архіву анотація
державного довідник найвищий фондів одного
по архівах
архіву архіву

Структурування архівної інформації по рівнях під час описування отримало назву багаторівневого описування. Його принцип передбачає розкриття інформації через описові статті різного рівня узагальнення та згортання інформації. Описання справи і фонду є первинним джерелом як для опрацювання інформації на інших рівнях, так і для складання комп'ютерного варіанту описань для НДА.

Зарубіжна практика організації, обліку та описування масивів архівних документів за рівнем узагальнення інформації має деякі відмінності. В принципових моментах Україна має більше подібності з архівною практикою Західної та Східної Європи, країн СНД. У США виділяють, наприклад, такі рівні: документ, серія, колекція (архівний фонд особового походження),документальний архівний фонд (установи, організації), діловодні архіви державних установ. Внутрішня структура НАФ України історично і логічнопов'язана з диференціацією архівних матеріалів на документи, справи, фонди, комплекси фондів, тому, на думку Л.Дубровіної та Г.Боряка, інформацію про об'єкти описування доцільно представляти на таких рівнях: окремий документ - окрема справа - група справ/документів у складі фонду - окремий архівний фонд (колекція, об'єднаний архівний фонд) - групи архівних фондів - архів - група архівів.

Головним правилом багаторівневого описування є запобігання дублюванню інформації і забезпечення лише такої інформації, яка відповідає описуваному рівневі; результати описання представляються в ієрархії частина-ціле як процес руху від загального (фонду) до окремого, більш специфічного (окремих його частин).

В архівній практиці зарубіжних країн існують різні правила архівного описування, місцеві або загальнонаціональні, у вигляді інструкцій, рекомендацій, методичних посібників, які формалізують інформацію про одиницю описування, виділяють найнеобхідніші інформаційні характеристики, за допомогою яких її можна ідентифікувати. Правила оформляють у стандарти, якими користуються архівісти або однієї країни (національні стандарти) або багатьох (міжнародні стандарти). Архівісти України все ще працюють за правилами описування архівних документів, успадкованими від старої системи, створюючи водночас нові методики стандартизації архівного описання з врахуванням вітчизняної практики та світового досвіду.

Щоб полегшити пошук і обмін архівною інформацією на міжнародному рівні між країнами світу, а також щоб поєднати описи з різних сховищ у загальну інформаційну систему, МРА організувала розроблення двох важливих документів: Принципів архівного описування (затверджені у 1992 р.) та Загального міжнародного стандарту архівного описання (затверджений у 1993 р.).

“Принципи архівного описування” мали забезпечити теоретичний фундамент для створення стандартів описання. Метою архівного описування однозначно проголошено “Ідентифікацію і роз'яснення контексту і змісту архівного матеріалу для полегшення його доступності”. Одиницею описування вважають будь-який окремо описуваний архівний матеріал, а найбільшою одиницею описування визначено архівний фонд, іншими - складові частини фонду: підфонд, група документів, справа, окремий документ. Вони представлені в ієрархії рівнів фонду - об'єктів описування. Незалежно від рівнів, кожне описання складається з упорядкованого набору елементів, визначеного стандартом. З 1988 по 1993 рік кращі фахівці з архівного описування різних країн, об'єднані у спеціальну комісію МРА, розробляли міжнародний стандарт описання, опублікований як проект Загального міжнародного стандарту описання ISAD (G)-1994. Структурно він складається з трьох частин: передмови, вступу і термінологічного словника; правил багаторівневого описування та основного розділу, що подає правила описування архівних документів, структуруючи відомості по 26 елементах описання. Стандарт поширюється на будь-які архівні документи, незалежно від їх природи, форми або обсягу одиниці описування.

Стандартизація архівного описування сприяє уніфікації його правил, створенню, поряд з традиційними формами передавання інформації (довідниками, каталогами), електронних (комп'ютерних) баз даних. Прийняття єдиних нормативів описування сприятиме комп'ютеризації архівної справи на національному рівні, а також комп'ютерному обміну інформацією на міжнародному рівні. Будуть створені й перспективи для обміну інформацією з бібліотеками, службами науково-технічної інформації, музеями.

Таким чином, архівне описування закладає підвалини доступу до архівних документів, створюючи умови для користування ними, та допомагає у вирішенні важливого соціального завдання суспільства - реалізації права людини на інформацію.

Характеристика роботи

Реферат

Кількість сторінок: 16

Безкоштовна робота

Закрити

Архівне описування - поняття, види, принципи і методи

Замовити дану роботу можна двома способами:

  • Подзвонити: (097) 844–69–22
  • Заповнити форму замовлення:
Не заповнені всі поля!
Обов'язкові поля до заповнення «ім'я» і одне з полів «телефон» або «email»

Щоб у Вас була можливість впевнитись в наявності обраної роботи, і частково ознайомитись з її змістом, ми можемо за бажанням відправити частини даної роботи безкоштовно. Всі роботи виконані в форматі Word згідно з усіма вимогами щодо оформлення даних робіт.