Зміст

Вступ

Розділ 1. Загальні підходи до документно-інформаційного забезпечення діяльності установи

1.1. Сутність інформаційного забезпечення базової діяльності установи

1.2. Види управлінських документів

1.3. Внутрішні і зовнішні потоки інформації в установі

Розділ 2. Інформаційне обслуговування – як процес доведення інформації до користувачів

2.1. Довідково-інформаційне обслуговування в режимі “запит - відповідь”

2.2. Поточне інформування споживачів

Висновки

Список використаної літератури

Додатки

1.2. Види управлінських документів

Нині для більшості у країні державних організацій і комерційних фірм характерною є відсутність упорядкованості системи ведення діловодства. Незважаючи на те, що саме діловодство, раціонально і чітко організоване, визначає документ не забезпечення управління організацією й може істотно збільшити ефективність її діяльності.

Щороку обсяг виробленої людством інформації збільшувався в середньому на 30%, а середній житель США присвячував 46% свого часу її сприйняттю. Таких висновків дійшли учені Університету Берклі в результаті дослідження обсягів інформації, виробленої на планеті за останні три роки.

Проблема швидкого, а головне, своєчасного пошуку потрібного документу стає дедалі складнішою. За оцінкамианалітиків, до 30% робочого часу співробітників іде на створення, пошук і узгодження документів, кожен внутрішній документ копіюється до 20 разів, близько 15% документів губиться. Тому для будь-якого підприємства підвищення ефективності роботи з документами – ключове питання.

Зростання обсягів інформації, необхідної для прийняття рішень, призводить до різкого збільшення кількості документів. На допомогу приходять системи електронного документообігу (СЕД), що дозволяють створювати й опрацьовувати документи електронними засобами. СЕД забезпечують процеси створення, управління доступом і розповсюдженням великих обсягів документів у комп’ютерних мережах, а також контроль над потоками документів в організації. Загальними можливостями системи СЕД є створення документів, управління доступом, перетворення і безпека інформації.

Якщо театр починається з вішалки, то управління підприємством - з ефективного опрацювання інформації [4, С. 27].

Для юриста документ – засіб доказу, для історика – першоджерело, для працівника управління – засіб фіксації, передавання інформації. Документи, як основний вид ділової мови, носії інформації, є засобом засвідчення, доведення певних фактів, отже є основою для прийняття рішень, узагальнень, для доказів, тобто мають велике правове значення. Документи мають бути правильно складені за формою (формуляр документа - образ, вид, форма) і за змістом, з дотриманням відповідних кожному реквізитів – сукупності формальних елементів у складі документа, відсутність яких прибавляє документ юридичної сили.

Отже, документ є носієм об’єктивної, достовірної інформації, матеріальним об’єктом з інформацією, закріпленою вигаданим людиною способом для передавання її в часі і просторі, і має, згідно з чинним законодавством, юридичну силу.

Так, документи, що має підприємство “Костопількомунсервіс” ведуть: секретар, економіст, головний інженер, механік, бухгалтерія.

Нині для більшості у країні державних організацій і комерційних фірм характерною є відсутність упорядкованості системи ведення діловодства. Незважаючи на те, що саме діловодство, раціонально і чітко організоване, визначає документ на забезпечення управління організацією й може істотно збільшити ефективність її діяльності.

Так, на підприємстві “Костопількомунсервіс” діловодство ведеться окремо від інших видів діловодства і покладається на спеціально призначених для цього службових осіб. Документи, що має підприємство “Костопількомунсервіс” ведуть: секретар, економіст, головний інженер, механік, бухгалтерія.

Підприємство “Костопількомунсервіс” в роботі з споживачами користується інструкцією “Діловодство по пропозиціях, заявах і скаргах громадян у республіканських міністерствах і відомствах, виконкомах Міських Рад народних депутатів, на підпорядкованих їм підприємствах, в установах та організаціях”. Особисту відповідальність за стан діловодства по роботі з споживачами у державних органах, на підприємствах, установах і організаціях несуть їх керівники. Вони систематично перевіряють ведення діловодства і вживають заходів до вдосконалення цієї роботи.

Ділові документи класифікуються за змістом, способом фіксації та виготовлення, назвою, складністю й ступенем гласності. Місцем складання, за походженням, за юридичною силою та призначенням.

Так, за змістом і призначенням документи поділяються на організаційно-розпорядчі, довідково-інформаційні, господарсько-договірні, фінансово-розрахункові, документи з особового складу ( документи з кадрових питань), особисті офіційні документи, посвідкові ( засвідчувальні).

За назвою документи розрізняють: акти, анотації, відгуки, відомості, вказівки. Довідки, договори, запрошення, звіти, листи різного призначення, накази, плани роботи, положення, правила, постанови, посвідчення, рішення (ухвали), розпорядження тощо. Але не варто класифікувати документи за назвою, оскільки є документи з однаковою назвою, але різні за призначенням ( наприклад заява, наказ, акт).

За місцем створення та функціонуванням розрізняють документи внутрішні і зовнішні, за напрямом – вхідні та вихідні.

Для поліпшення організації і прискореного опрацювання документів застосовують уніфіковані системи управлінської документації, які розрізняються за функціональним призначенням. Найважливішою в системі управління є організаційно-розпорядча документація (ОРД). Вона відіграє провідну роль в управлінській діяльності і призначена для оформлення процесів організації управління правового закріплення розпорядчо-виконавчих дій державних органів, підвідомчих їм організацій та установ. Нормативні акти регламентують порядок створення, оформлення й використання організаційно-розпорядчих документів, до яких належать вказівки (керівні настанови або рекомендації), інструкції, накази, положення, постанови, рішення, розпорядження, статути, укази, ухвали.

ОРД створюються й установами, організаціями, підприємствами різних типів – відомствами, об’єднаннями, кооперативами, фірмами, комбінатами для закріплення функцій, обов’язків і прав керівних органів та керівних осіб управління на певні строки (це накази, інструкції, розпорядження, вказівки, статути). В окремих документах визначаються права та обов’язки організації у сфері планування, фінансів, господарсько-розрахункової діяльності, капітального будівництва.

Державні і приватні, спільні підприємства, установи в повсякденній діяльності керуються законами (актами) органів державної влади. Проте кожна група таких закладів чи установ має свої інструкції, положення, правила, статути, тощо.

Так, підприємство “Костопількомунсервіс” має свій статут, інструкції по роботі, положення, правила.

До організаційно-розпорядчих належать також документи, які містять вимоги внести зміни й доповнення до раніше виданих і вже чинних наказів, розпоряджень тощо. Це викликано певними об’єктивним обставинами, що з’явилися в процесі становлення й утвердження демократичних правових норм у державі. З цієї ж причини приймають рішення й видають накази на різних рівнях щодо визнання деяких організаційно-розпорядчих документів такими, що втратили чинність [ 30, С.11]

Різноманітна за видами та за обсягом довідково-інформаційна документація. До неї належать: акти, анотації, відгуки, відомості, довідки, договори, записки (службові доповідні, пояснювальні), запрошення, звіти, листи службові, оголошення, плани роботи, посвідчення, протоколи, витяги з протоколів, реферати, рецензії, телеграми, телефонограми, списки/переліки, факси. Частину цих документів зобов’язаний уміти складати кожен громадянин, незалежно від посади, яку обіймає. Це доповідні та пояснювальні записки, запрошення, деякі службові листи, звіти (про виконану роботу, про використання раніше наміченого плану про відрядження), списки, тести телеграм, плани роботи тощо.

Більшість правових документів є вихідними і містять інформацію про фактичний стан справ. Вони служать основою для прийняття розпорядчих документів, зміст інформації в них має допоміжний характер – вони спонукають до дії (запрошення, деякі види службових листів, записки, телеграми), чи можуть бути доведені до відома і не потребують дії – відповіді. Частина з них забезпечує процес взаємовідносин підприємств, організацій, а також організацій і громадян [30, С. 50].

На підприємстві “Костопількомунсервіс” такі документи веде головний інженер, а саме:

- нормативні матеріали по всіх питаннях основної діяльності;

- плани міроприємств (строк зберігання 10 років);

- протоколи технічних зборів (10р.);

- санітарно-технічних паспорт (10 р.);

- документи по охороні праці, техніці безпеки (накази, протоколи, плани ( 5 р.);

- статистичні звіти по основній діяльності (постійно).

З капітального будівництва:

- річні титульні списки ( 5р.);

- річний план капітального будівництва ( 5 р.);

- листування з організаціями і підприємствами по капітальному будівництву та виробничих питаннях ( 5 р.);

- акти прийому і введення в експлуатацію (постійно);

- рішення Міськвиконкому (5 р.);

паспорта, генплани, технічні плани, оціночні відомості будівель (постійно);

листування з організаціями, підприємствами по питаннях озеленення і благоустрою міста (3 р.);

листування з СЕС по питаннях санітарного стану міста ( 3 р.);

листування по питаннях стану доріг в місті, матеріали їх обслуговування ( 10 р.);

листування з організаціями по питаннях придбання нової техніки (5 р.).

Документація з кадрових питань / документація по особовому складу – документи цієї групи мають інформаційний характер про особовий склад підприємства, установи організації, й ведуться відповідним працівником канцелярії (управління) з моменту вступу громадянина на роботу. Це – заяви (про прийняття на роботу, звільнення з роботи, переведення на іншу посаду); накази по особливому складу (про прийняття на роботу, звільнення з роботи, переведення чи зміщення на іншу посаду, заохочення, стягнення, відрядження); виробничі характеристики, контракти з найму (трудові угоди), особові листки з обліку кадрів, особові картки, трудові книжки, графіки відпусток, журнали обліку працівників, які відбувають у відрядження, анкети, автобіографії, витяги з трудової книжки [30, С. 127].

Ведення документів з кадрових питань на даному підприємстві займається секретар. Він веде такі документи:

- переписка-листування з житло-комунуправлінням, РДА, Міською Радою, МДПІ, прокуратурою ( строк зберігання –10р.);

-заяви і скарги громадян та матеріали їх розгляду (5 р.);

-журнал вхідної кореспонденції ( 3 р.);

-журнал вихідної кореспонденції ( 3р.);

-журнал обліку заяв і скарг громадян ( 5р. );

-характеристики, довідки по підприємству (3р.);

-переписка з організаціями міста та району по питаннях комунального обслуговування (10р.);

-номенклатура справ (10р.);

-“Книга наказів по особовому складу ( 75р.)

-“Книга наказів по основній діяльності (постійно);

-документи для службового використання ( постійно);

-плани та переписка по підготовці та підвищенню кваліфікації ( 10 р.);

-довідки та інформація, що висилаються у вищестоячі органи (10р.);

-особисті справи (75р.);

-характеристики, пояснюючі, доповіді, дані про порушників трудової дисципліни ( 5р. );

-заяви на прийом, звільнення, переведення, відпустки (3р.);

-списки працівників підприємства ( 75р. );

-накази і розпорядження ( 5р. );

-карти обліку особистого складу ( 75р. );

-Книга обліку руху трудових книжок ( 5р. );

-заяви на надання матеріальної допомоги ( 5р. );

-медичні картки ( 3р. );

-особисті картки звільнення ( 75р. );

-штатний розпис ( 5р. );

-річна звітність по кадрах ( 10р. );

-журнали реєстрації лікарняних та відпусток ( 1р. ).

Фінансово-розрахункові операції проводяться при підтвердженні їх

відповідними документами, призначенням яких є забезпечення:

-Повну схоронність грошових коштів та інших цінностей;

-Точне виконання фінансових, банківських та інших операцій;

-Своєчасне відображення виробничих операцій;

-Запобігання фінансових порушень і зловживань;

-Можливість документального обґрунтування відповідальності службових/посадових осіб;

-Складання бухгалтерської та іншої звітності;

-Право здійснювати грошово-розрахункові операції у фінансових і банківських органах;

Фінансово-розрахункова та облікова документація має високий рівень стандартизації. До неї належать: акти (обстеження, ревізії, інвентаризації), платіжні відомості, відмови від акценту, гарантійні листи, договори, передбачені цивільним кодексом – договори на постановку, купівлю-продаж, позики, наймання житлових приміщень тощо; заяви-зобов’язання на одержання кредиту чи позики; заяви для організації купівлі-продажу, квитанції, накладні (вимоги), свідоцтва із зразками підписів і відбитком печатки, переліки, платіжні доручення, трудові угоди, доручення на представництво інтересів та на здійснення угод на отримання власних грошей, список, розписка. Частина з названих документів розглядалася в попередніх розділах [30, С. 157].

Так, на згаданому вище підприємстві, фінансово-розрахункова та облікова документація ведеться працівниками бухгалтерії, економістом та механіком.

В бухгалтерії ведуться документи:

-річний фінансовий звіт (постійно);

-річний бухгалтерський звіт даного підприємства;

-квартальні бухгалтерські звіти підприємства; ( 3р. );

-листування фінансовими організаціями і підприємствами по питаннях фінансування і бухгалтерського обліку ( 3р.

-Головна книга ( 5р. );

-Книги та журнали-ордера бухгалтерського обліку ( 3р. );

-Касова книга ( 3р. );

-Оборотні відомості;

-Документи по інвентаризації будівель та споруд ( інвентарні описи, акти) ( 10р.);

-Документи по інвентаризації обладнання і матеріалів ( 3р.);

-Листування з УЖКГ, РДА, Міською Радою, органвзаціями по адміністративному господарському листуванню ( 3р.).

У рамках СЕД електронні версії документів мають існувати поряд з паперовими або замість них. Система, що здійснює електронний документообіг, має забезпечувати можливість нескладного переведення документів з паперової в електронну форму і бути оснащеною засобами захисту документів (криптографія, електронний підпис) у відповідності до вимог чинного законодавства.

Процес прийняття управлінського рішення складається з:

-одержання інформації;

-її переробки;

-аналізу підготовки й прийняття рішення.

Усі ці етапи тісно пов’язані з документним забезпеченням управління.

Основними завданнями документного забезпечення управління є:

-скорочення інформаційних потоків до оптимального мінімуму;

-забезпечення спрощення і здешевлення процесів збору, опрацювання і передачі інформації за допомогою новітніх технологій автоматизації цих процесів.

Таким чином, для будь-якої організації постійне удосконалення документного забезпечення управління є життєво важливим і це прямо впливає на якість прийняття управлінських рішень.

Із зростанням масштабів підприємства і кількості його співробітників питання про ефективність документного забезпечення управління стає дедалі актуальнішим.

Одним з найважливіших факторів успішного розвитку підприємств є якість його управління. Під управлінням електронним документообігом взагалі прийнято розуміти організацію руху документів між підрозділами підприємства, групами користувачів або окремими користувачами. При цьому під рухом документів слід розуміти не їхнє фізичне переміщення (бо вони частіше залишаються на сервері, а передачу прав на їхнє використання зі сповіщенням конкретних користувачів і контролем за їхнім виконанням.

Головне призначення системи електронного документообігу – це організація збереження електронних документів, а також роботи з ними (зокрема їхнього пошуку як за атрибутами, так і за змістом). У системах електронного документообігу також реалізований санкціонований доступ до документів, відслідковуються зроблені в них зміни і контролюються всі їхні версії та під версії [4, С. 28].

Система документообігу – це своєрідна “кровоносна система” в організмі будь-якої установи, завдяки якій функціонує апарат управління.

Шлях руху документів передбачений прийнятим управлінським процесом в кожній конкретній організації.

Головне правило документообігу – документи повинні проходити по самому короткому шляху без повернутих переміщень. Для виконання вимоги важливо продумати для всіх документ них потоків найбільш дотепну технологію обробки, послідовність операцій, що виконуються. Допомогою в цьому є схеми документообігу, маршрутні та технологічні карти управлінської документації. Такі схеми різні для великих (див. Додаток №3) та невеличких установ (див. Додатки №4).

Документи представлені, як правило, двома групами:

-вхідні (що отримують зовні, від інших установ);

-внутрішні (створені в самій установі).

При створені бази даних постійних кореспондентів, з потрібними ведеться листування (адреса, телефон, прізвища, імена, по-батькові, посади керівного складу розміщують вхідні документи відповідно їхнього автора або інстанціями, від котрих ці документи отримані [34, С. 9].

В “Костопількомунсервіс” для набору, реєстрації та друку документів, планування діяльності, бухгалтерського обліку, ведення складського обліку використовується прикладна інформаційна система автоматизації підприємств малого та середнього бізнесу “Парус – Підприємство”. Система “Парус-Підприємство” включає в себе ряд взаємопов’язаних модулів: “Бухгалтерія”, “Торгівля і склад”, “Зарплата”, “Адміністратор”. Кожен модуль включає в себе один чи декілька додатків, тобто програм, які працюють під управлінням Windows.

Система “Парус-Підприємство” складається з розділів, які можна розділити на три види: облікові регістри, функціональні розділи і словники.

В облікових регістрах зберігається і обробляється інформація про об’єкти. Функціональні розділи забезпечують, як правило, виконання операцій по обробці інформації з декількох облікових регістрів, це , наприклад, отримання різних звітів, перенесення залишків по рахункам ( в бухгалтерії). Розділ “словник” – це будь-яке зберігання інформації, яка не є обліковим регістром. Тобто , в якому зберігаються дані не по конкретним документам, товарам, а деякі допоміжні відомості.

За допомогою системи “Парус – Підприємство” можна здійснити:

-генерацію бази даних;

-реєстрацію споживачів системи;

-розподілення прав доступу користувачів до розділів інформації та функціям системи

-завдання загальних настройок системи.

Дана система підтримує роботу з декількома базами даних. Реєстрація користувача та розподілення прав доступу користувача проводиться кожен раз для однієї (конкретної ) бази даних ( тобто для кожної бази даних з якою користувачу необхідно буде працювати його потрібно зареєструвати окремо).

Характеристика роботи

Диплом

Кількість сторінок: 68

Безкоштовна робота

Закрити

Процес документаційно-інформаційного забезпечення діяльності установи, що зосереджена на продукуванні та поширенні інформації

Замовити дану роботу можна двома способами:

  • Подзвонити: (097) 844–69–22
  • Заповнити форму замовлення:
Не заповнені всі поля!
Обов'язкові поля до заповнення «ім'я» і одне з полів «телефон» або «email»

Щоб у Вас була можливість впевнитись в наявності обраної роботи, і частково ознайомитись з її змістом, ми можемо за бажанням відправити частини даної роботи безкоштовно. Всі роботи виконані в форматі Word згідно з усіма вимогами щодо оформлення даних робіт.