План

Вступ

1. Особливість, завдання Архівного Фонду

2. Комплектування АФ

3. Облік АФ

4. Збереження АФ

5. Проблеми формування АФ

Висновок

Використана література

Додатки

3. Облік АФ

Значення обліку дуже велике, тому що він реєструє наявність, вибуття та рух усіх документів архівного фонду. Не ведучи обліку фонду, неможливо ефективно формувати і розвивати документні фонди. Тому облік фондів є вагомою фондознавчою проблемою, якою займається держава.

У Законі України «України Про національний архівний фонд і архівні установи», статті 24 йдеться про державний облік документів Національного державного фонду: «Документи Національного архівного фонду підлягають обов’язковому державному обліку у порядку, передбаченим Головним архівним управління при Кабінеті міністрів України.

Архівні установи і громадян у власності яких є документи Національного архівного фонду, зобов’язані дотримуватися встановленого порядку їх обліку».

Особливістю обліку у архівах, а також його автоматизація викладені у підручнику з архівознавства за редакцією Я.С. Кала кури. А у хрестоматії з архівознавства можна знайти документи, які регулюють облік в архівних установах. Всі документи, які поступають або вибувають підлягають обліку. Облік – це комплекс операцій, що забезпечують фіксацію відомостей про обсяг, склад і рух фонду за встановленими правилами, а також сприяють зберіганню. Метою обліку є встановлення загальної кількості документів у фонді, контролює надходження і вибуття документів і забезпечує зберігання.

Контролюючи рух документів сприяє оптимальному використанню і формуванню. Завдяки обліку отримуємо необхідну інформацію стану фонду.

Облік документного фонду виконує дві функції:

1. Контрольну – контролює, фіксує наявність і місцезнаходження документів у фонді, контролює їх збереженню.

2. Інформативну – надає інформацію про фонд.

До обліку архівних документів ставляться такі вимоги. По-перше, в ході обліку не можна порушувати структурну організацію архівних документів, виконану на етапі систематизації та фондування за принципом походження документів. Основними одиницями обліку стають групи документів, сформовані в архівні фонди та в одиниці зберігання. Саме в цих одиницях виміру – архівних фондах і одиницях зберігання – фіксуються дані обліку в обліковій документації. В цьому полягає вимога єдності обліку з структурною організацією архівних документів.

По-друге, облік повинен відповідати тій структурній організації документів НАФ, яка починається ще у процесі діловодства і завершується концертувати ся по кожному комплексу, починаючи з найменшого – справи, і далі ускладнюватися по фонду, а потім по архіву. Дані архіві надходять до головної архівної служби, де концентруються у Центральному фондовому каталозі. Завдяки цьому правилу забезпечується наявність даних про обсяг і склад архівних зібрань на всіх структурних рівнях НАФ. Концентрування даних обліку сприяє також закріпленню організації архівних документів по утворених комплексах і забезпечує організацію принципу єдності обліку з системою зберігання документів. Донедавна ця система зосередження даних у масштабах регіону, держави мала назву централізованого обліку архівних документів.

По-третє, обліку підлягають усі документи, що зберігаються в архіві, тому числі неописані та непрофільні для даного архіву, копії документів страхового фонду і копії фонду використання, а також самі реєстраційно-облікові документи, зокрема описи. Документність і точність обліку забезпечуються надійністю вихідних початкових даних, тобто добротністю інформації, яку переносять у формі обліку з первинних документів, в основному з різних актів, а також чіткім і розбірливим оформлення документації при надходженні або вибуванні кожної одиниці обліку.

Також важлива й оперативність обліку. Несвоєчасно облікований документ піддається розвитку витрати, оперативність прискорює надання користувачеві інформації про документ та його видавання.

Ще одна вимога – уніфікація і стабільність облікових одиниць у масштабах НАФ, що полегшує розміщення і зберігання архівних документів, перевіряння їхньої наявності. В основу виміру кількісного і якісного складу архівних зібрань покладено голову класифікаційну одиницю – архівний фонд, до якої дорівнено архівну колекцію та об’єднаний архівний фонд. Як бачимо, це досить великі комплекси архівних документів. Через архівний фонд як одиницю обліку пере уставляються дані про кількісний склад архіву, НАФ. Архівного фонду, відповідна інформація відображається за допомогою одиниці збереження (справи, фотоальбому, карти, рулону плівки тощо). На рівні одиниці збереження межею точності є «аркуш», «документ», але вони не використовуються у формах о ліку на вищих за одиницю зберігання рівнях.

Інформація про стан архівних зібрань має динамічний характер, постійно змінюється: в архіві постійно надходять або вибувають з них документи, створюються нові архівні довідники, відбувається передавання документів з одних архіві і фондів до інших, вдосконалюється внутріфондова систематизація. Зміни, що відбуваються з архівними документами, фіксуються у формах обліку.

Форми обліку – це система спеціальних документів, необхідних для правильного відображення кількісних параметрів архівних зібрань в їх динаміці, пояснюваних за допомогою якісних характеристик. (3, С. 191)

У процесі одліку розрізняють два етапи: накопичення вихідних початкових даних та їхнє дальше оброблення з відображенням в облікових формах. На першому етапі реєструють виражені у кількісних або якісних показниках факти, взяті у статиці або у динаміці, і представляють, як правило, у «актах». На основі актів формують і обробляють облікову інформацію на другому етапі та відображають у встановлених формах обліку.

В документах установленої форми фіксують: приймання і вибуття документів, кількість, склад і рух архівних документів груп документів.

Облікові документи допомагають встановити сумарні дані обсягу архівного фонду, архіву, групи архіві і навіть усього НАФ. Статистичні дані про величину і склад архівних зібрань використовується як інструмент управління і допомагають організувати планове, науково обгрунтуване комплектування архівів і всього НАФ, а також інші види робіт по зберіганню архівних фондів і користуванню ними. (Див. Дод. №1).

Характеристики работы

Курсовая

Количество страниц: 37

Бесплатная работа

Закрыть

Формирование архивного фонда

Заказать данную работу можно двумя способами:

  • Позвонить: (097) 844–69–22
  • Заполнить форму заказа:
Не заполнены все поля!
Обязательные поля к заполнению «имя» и одно из полей «телефон» или «email»

Чтобы у вас была возможность удостовериться в наличии вибраной работы, и частично ознакомиться с ее содержанием,ми можем за желанием отправить часть работы бесплатно. Все работы выполнены в формате Word согласно всех всех требований относительно оформления работ.