Зміст

Вступ
Збереження даних
Створення структури папок
Текстовий редактор Word
Основні елементи оформлення документа
Створення бланка організації
Форматування сторінок
Оформлення емблеми для бланку
Збереження бланку
Створення простого документа
Оформлення службової записки
Підготовка конвертів
Оформлення довідки
Оформлення листів
Використання шаблонів Word
Створення листа на бланку організації
Підготовка масової розсилки
Додаткові засоби редактора Word
Використання автозаміни
Висновки
Використана література

Підготовка масової розсилки

Часто буває потрібно здійснити масову розсилку одного і того ж листа. Організація, наприклад, може повідомляти своїх партнерів про появу нових продуктів, зміни реквізитів, спеціальних пропозицій і т.д. Крім того, хорошим тоном і знаком уваги рахується поздоровлення партнерів з святом. З створенням великої кількості однотипних документів може зіткнутися кожний. Зараз ми розглянемо спосіб підготовки листів, які будуть створюватися на основі шаблону і відрізнятися змінними даними. Не дивлячись на те, що цей спосіб призначений для розсилки кореспонденції, з тим же успіхом його можна примінити в любих інших цілях, наприклад, для друку великої кількості заяв, довідок.

Метод, який ми будемо використовувати називається злиттям. Технологія роботи тут досить проста. Спочатку потрібно створити шаблон, що містить лише загальні для всіх документів дані: загальний текст документа, підпис, необхідне оформлення і т.д. Потім створюємо джерело даних, з якого отримані змінні значення, наприклад, прізвище, ім’я і адреса одержувача, звернення до нього, будь-які додаткові дані. В якості такого джерела може слугувати адресна книга або спеціальний файл Word, що містить таблицю. Взагалі, Office також дозволяє організувати джерело даних з листа книги Excel, з таблиці Access і з звичайного текстового файла. Але спочатку ми вивчимо самі прості варіанти.

В якості приклада розглянемо процес створення листа-запрошення, яке має бути надіслане партнерам організації, чиї контакти занесені в Адресну книгу :

1.Відкрийте редактор MicrosoftWord.

2.Виберіть пункт меню Файл → Створити. В вікні, що відкриється на вкладці Листи і Факси виберіть пункт Майстер листів і виділіть його клацанням миші. Переконайтесь, що в перемикачі Створити встановлене значення Створити один лист. Клацніть по кнопці ОК.

3. В вікні, що з’явиться встановіть перемикач в позицію Створити листи для злиття. Потім натисніть ОК. На екрані з’явиться нове вікно в якому буде відображений перелік кроків по організації злиття.

4. Розглянемо перший пункт. Клацнувши по кнопці Створити ви можете вибрати необхідний тип документа. Тип його відображається надписами під кнопкою – Тип злиття. Зараз нас цікавлять листи, які являють собою Документи на бланку. Оскільки це значення встановлене по замовчуванню, кнопку можна не використовувати.

5. З допомогою кнопки Правка можна відкрити для редагування основний документ, створивши той шаблон, куди будуть згодом додані змінні дані. Клацніть мишею на цій кнопці і виберіть документ, який з’явиться в списку.

6. На екрані відкрився документ Word, в якому знаходиться шаблон листа. Цей документ необхідно редагувати.

На відміну від звичайного документа Wordскладається з приєднаної панелі інструментів Злиття, якою прийдеться скористатись для вказування вставки змінних даних.

Введіть в документ необхідний текст і оформіть його. При необхідності можна скопіювати в колонтитул документа реквізити організації з її бланка.

Якщо ви хочете друкувати отримані листи на готових бланках, слід збільшити верхнє поле листа, щоб введений текст не перекривався заголовком бланка. Для цього виберіть пункт меню Файл → Параметри сторінки і встановити нове значення в полі Верхнє.

7. Перейдіть знову в вікно Злиття клацанням на кнопку Одержувачі на панелі інструментів Злиття. Клацніть по кнопці Отримати дані і виберіть в списку, що відкриється пункт Використати адресну книгу.

8. На екрані появиться вікно для вибору адресної книги.

Ми будемо використовувати адресну книгу Outlook. Якщо на вашому комп’ютерінеобхідні контакти знаходяться в Особистій адресній книзі – виберіть її.

9. Після вибору джерела адрес на екрані з’являється вікно де пропонується додати в документ поля злиття. Клацніть на кнопці Правка основного документа.

10. Після натискання кнопки ми знову переходимо в вікно редагування основного документу, але тепер кнопка панель Інструментів Злиття на якій написано Додати поле злиття, стала активною. Клацніть по ній мишею. На екрані відкриється список полів з адресної книги. Кожне з цих полів можна додати в шаблон документа. Тоді при злитті назва цього поля буде замінена на фактичні дані.

Для додання поля до шаблону слід помістити курсор в ту позицію тексту, де ви думаєте це поле розмістити. Потім можна натиснути кнопку Додати поле злиття і клацнути по назві потрібного поля. Додайте необхідні поля до документа. Наприклад, звернення до одержувача може виглядати наступним чином:

Шановний „Звернення” „Прізвище”!

Перегляньте як буде виглядати документ після заміни назви полів даними, можна з допомогою кнопки Поля/Дані панелі інструментів Злиття. Справа від цієї кнопки знаходиться панель, з допомогою якої можна сортувати записи, що вставляються в поле форми.

Тепер, коли шаблон створений і записи з адресної книги „прив’язані” до нього, залишається зробити дві дії. Перша – встановити умови відбору записів для форматування документів. Друга – використати отриманий результат як один з можливих способів.

Встановимо необхідні умови відбору записів з адресної книги. Верніться в вікно Злиття з допомогою кнопки Одержувачі панелі інструментів. Клацніть мишею по кнопці Відбір записів, розташованій в нижній частині вікна. Відкриється вікно, в якому можна визначити умови відбору записів.

Ввід умов відбувається в полі адресної книги, на яке ви плануєте цю умову накласти. Виберемо записи всіх адресатів проживаючих в Україні.

Зверніть увагу, що поле Оператор може містити різні значення. При необхідності можна додати додаткові умови.

Коли умови відбору записів додані, натисніть кнопку ОК.

1.Тепер можна завершувати процес злиття, клацнувши по кнопці Об’єднати. Відкриється вікно, в якому можна вибрати форму представлення результату злиття. Документи, отримані в результаті злиття шаблону з записами з адресної книги, можуть бути об’єднанні в один файл для наступного перегляду або друку, а також виведені безпосередньо на принтер чи розіслані по електронній пошті. Потрібний варіант дій вказується з допомогою поля Призначення. По замовчуванню встановлене значення Новий документ. Блок Діапазон записів визначає число документів, які будуть сформовані. Ця можливість корисна, коли ви хочете протестувати процес або опрацьовуєте документ в декілька етапів. Останній параметр визначає дії над записами, що не містять інформації. Скоріше всього, документи, що не містять інформації вам не знадобляться, тому можна залишити значення не друкувати.

2.Після встановлення призначення отриманого комплекту документів клацніть на кнопці Об’єднати. Наступні дії залежать від вибраного вами варіанту. Наприклад, якщо ви вибрали об’єднання в новий документ, цей документ з’явиться на екрані. Він буде містити всі відсортовані записи, розміщені в шаблоні. Кожен шаблон з заповненими полями виділений в власний розділ. Отриманий документ вже не містить полів даних або деяких специфічних елементів і над ним модна проводити всі дії, доступні для звичайного документа Word.

3.Збережемо отриманий документ в вигляді файлу з допомогою меню Файл → Зберегти як.

Характеристики работы

Курсовая

Количество страниц: 36

Бесплатная работа

Закрыть

Подготовка текстовых документов

Заказать данную работу можно двумя способами:

  • Позвонить: (097) 844–69–22
  • Заполнить форму заказа:
Не заполнены все поля!
Обязательные поля к заполнению «имя» и одно из полей «телефон» или «email»

Чтобы у вас была возможность удостовериться в наличии вибраной работы, и частично ознакомиться с ее содержанием,ми можем за желанием отправить часть работы бесплатно. Все работы выполнены в формате Word согласно всех всех требований относительно оформления работ.